¿Cómo enfrentar un desastre natural?
Por Ana Paula Flores
Un desastre natural puede acabar con tu empresa, a menos que tengas "el seguro de vida" que te brinda un Plan de Continuidad del Negocio.
La época de huracanes ha llegado y nada podemos hacer para evitar estos desastres naturales. Sin embargo, existen planes de ayudan a reaccionar mejor ante estas circunstancias, previniendo grandes daños y permitiendo recuperar rápidamente la operación del negocio.
De acuerdo con los reportes de la Estrategia Internacional para la Reducción de Desastres (ISDR, por sus siglas en inglés), en 2009 fueron afectadas 55 millones de personas, lo que ocasionó pérdidas de entre 15 y 19 billones de dólares. En el caso particular de las empresas, 50% tiene experiencia de haber enfrentado una eventualidad o desastre natural y 35% de ellas reporta haber sufrido daños hasta por 5 millones de dólares.
De acuerdo con los expertos, los negocios que no están preparados para hacer frente a estos eventos pueden llegar a desaparecer por falta de un plan de acción previo al desastre, en el momento de éste y posterior a él.
Plan de continuidad de negocio
De acuerdo con David Miranda, consultor de Everis, un plan de continuidad del negocio “es el conjunto de procedimientos formales que posee una compañía para enfrentar una situación de contingencia que inhabilita o impide la entrega de servicios a sus clientes, permitiéndole recuperar los elementos críticos de operación y servicio, para disminuir el impacto económico y de imagen generado”.
Este plan, indicó Miranda, está compuesto por los siguientes elementos:
- - Procedimientos detallados de operación: información detallada que permite realizar la operación de las unidades de negocio en el sitio alterno.
- - Procedimientos detallados de recuperación de infraestructura (hardware y software): información detallada que permite recuperar y poner a punto los elementos de infraestructura (HW y SW) de la organización en el sitio alterno.
- - Procedimientos detallados de recuperación de datos: información detallada que permite recuperar los datos operativos, analíticos y de gestión para habilitar los sistemas de la organización en el sitio alterno.
- - Recuperación de sitios de trabajo: habilitación de sitios físicos de operación que permiten realizar las actividades operativas y de gestión necesarias para operar los servicios de la organización en el sitio alterno.
- - Definición de equipos de recuperación: estructura organizativa responsable de llevar a cabo las actividades necesarias para habilitar los servicios de la compañía en el sitio alterno.
- - Estructura de escalamiento: estructura que soporta a la organización para la toma de decisiones en los momentos de contingencia.
- - Planes de comunicación (internos y externos): estrategias de comunicación que permiten enviar mensajes relevantes a los diferentes stakeholders de la organización durante la operación del plan.
- - Plan de mantenimiento y pruebas de los elementos antes mencionados: estrategia y actividades necesarias que permiten mantener actualizados y probados a los elementos antes mencionados.
Los elementos esenciales de un plan de continuidad de negocio son:
- - Análisis de impacto al negocio: Entendimiento del impacto de los diferentes procesos de negocio sobre la operación de la organización así como su relación y dependencia con las plataformas tecnológicas, datos y requerimientos ofimáticos.
- - Análisis de riesgos: Entendimiento de la situación geográfica, social y económica y su impacto sobre la operación de la organización.
- - Análisis y diseño del centro de respaldo: Construcción de la solución de infraestructura que soportará a la compañía al momento de presentarse la contingencia.
- - Definición de planes operativos: Estrategias que serán usadas para resolver la operación de la organización al presentarse la contingencia.
- - Implantación del Plan de Continuidad: Despliegue de los elementos necesarios para que la organización pueda ejecutar las actividades necesarias para enfrentar la contingencia.
- - Mantenimiento y pruebas periódicas al plan: Actualización de los elementos que son modificados dentro de la organización en el esquema de continuidad planteado por la organización.
El caso Wal-Mart
La cadena de venta al detalle ha sufrido los estragos de los desastres naturales en numerosas ocasiones. Para ello Wal-Mart diseñó una oficina donde se realizan todos los planes de continuidad del negocio: el Centro de Continuidad de Operaciones, ubicado en la ciudad de México.
Antonio Ocaranza, director de Comunicación Corporativa de Wal-Mart México y Centroamérica, dijo que lo más importante para la empresa es reestablecer operaciones después de un desastre natural, pues “las empresas dan estabilidad a la sociedad”. La cultura de prevención es una de las más importantes para la cadena de retail: Ocaranza destacó que Wal-Mart realiza tres simulacros al año para “desarrollar una cultura de prevención de desastres”.
En el Centro de Continuidad de Operaciones se maneja toda la información que surge sobre un fenómeno natural. En el caso de los huracanes, por ejemplo, el Centro da todo el seguimiento: inicio, trayectoria, primeras consecuencias, proyecciones. Asimismo, el Centro se mantiene en contacto con las tiendas que pueden ser afectadas: les pide que revise sus instalaciones, que se analicen el abasto completo de las mercancías que demandará más la población, que proyecten posibles vías de comunicación si las cotidianas son afectadas, etc.
Durante periodos determinados, Wal-Mart hace teleconferencias con cada departamento involucrado en la operación, pide que se procure el bienestar de los asociados y se mantienen en contacto con las autoridades. En la historia de varios desastres naturales es esta cadena de retail la que recupera con mayor prontitud sus operaciones. En Mexicali, por ejemplo, fue la primera en reabrir y atender las necesidades de la población.
Beneficios de un plan de continuidad de negocios
El consultor de Everis explicó que un plan de continuidad de negocios constituye “un seguro de vida” que ayuda a las empresas a salir a flote de un desastre natural. Entre los beneficios enumerados por Miranda se encuentran:
- - Conocimiento: sabe lo que tiene que hacer en cada uno de los frentes de la organización (relación con los clientes, operaciones, control del staff).
- - Control: se cuenta con los procesos, documentos, roles, responsabilidades para cubrir con las necesidades básicas.
- - Consistencia: mantiene viva la operación del negocio y le permite dar seguimiento a sus relaciones internas, externas.
- - Resiliencia: tiene la capacidad de regresar ordenadamente a su operación normal conforme la situación de contingencia se controla.
- - Agilidad: tiene un tiempo de respuesta definido para recuperar su operación básica.
Escrito por: Ana Paula Flores
www.altonivel.com.mx
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Fuente: Alto Nivel
Imagen: Terremoto en Chile
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