Management: Preguntas que ayudan a delegar

Lunes, 21 de Diciembre de 2009

Responder a estas preguntas le ayudará a separar las tareas que usted debería mantener para sí de aquellas que son posibles de ser transferidas a los empleados.

1. ¿Qué hago?: Liste todas las tareas y deberes que están bajo su responsabilidad. Puede hacer la lista día a día, para la semana o para el mes.
2. ¿Todo lo que listé requiere de mi atención personal?: Para darse cuenta responda las siguientes preguntas para cada ítem: ¿Qué habilidades se requieren? ¿Es un tema confidencial que sólo yo puedo manejar? ¿Soy yo el único que tiene la información necesaria para hacer este trabajo? ¿Es ésta una tarea que la Gerencia General preferiría que yo me ocupe personalmente?
3. ¿Cuáles de las responsabilidades de mi lista pueden manejar mis empleados?
4. ¿Valdría la pena usar el tiempo que se requiere para entrenar a los empleados a tomar algún ítem de la lista?

Revise su lista buscando tareas repetitivas que usted hace en forma semanal o mensual. En la mayoría de los casos, el tiempo que toma entrenar a los empleados para hacer esas tareas más que pagará el ahorro de tiempo futuro que usted tendrá.

Fuente: Egos & Eggshells: Managing for Success in Today’s Workplace, by Margot Robinson, Stanton & Harper Books, 291 Buckhorn Trail, Reidsville, NC 27320. Tomado de Communication briefings, Volume XVII, Nº IV. 1101 King Street, Suite 110, Alexandria, VA 22314, USA.

-----------------

Twitter - Facebook

May 16 2010

Si algo tenemos claro en esta vida, es que no podemos abarcar todo lo que tenemos entre manos. No es porque sea un ‘frase hecha’, es que es físicamente imposible ‘estar a todo’, aunque hablemos de ‘jefes’ o ‘líderes’. Somos humanos y por lo tanto tenemos limitadas nuestras capacidades.

Siempre que tengo hablo de esta habilidad me acuerdo de Homer Simpson, que para muchas cosas se podría definir como un maestro del management. Siempre que encuentra algo roto dice: ‘No he sido yo’. Con lo cual saco una conclusión: Lo importante es delegar, ¡¡échale la culpa a otro!!

Y es que siempre que hablamos de delegar, tendemos a pensar en las tareas o actividades que no podemos abaracar y que pedimos a otro que las haga. pero no obstante, también abunda el hecho de delegar las ‘culpas’. Lo que vulgarmente se diría, ‘echar balones fuera’.

En eso de delegar hay auténticos maestros y hoy quería hablar de eso.

Dícese de delegar: Dar a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle su representación. 

No me diréis que algún jefe alguna vez no ‘ha delegado’ en vosotros tareas que no quería hacer el mismo. O mismamente algún compañero os ha pedido que hiciéseis algo por él. O sencillamente como Homer Simpson, habéis delegado autorías de hechos (poco exitosas) con aquello de ‘yo no he sido’.

Todas son delegaciones, trabajos, tareas o responsabilidades, pero la pregunta es, ¿se ajustan de verdad a la definición de delegar?

De la definición de la RAE se deduce que debe exisitir por parte del que delega la potestad o posibilidad de hacerlo y, sobre todo, que lo que se haga es en representación del que debía de haberlo hecho.

Si se le pide a un compañero que haga algo, no se delega, se le pide un favor. Si como Homer, se le hecha la culpa a otro, no se está delegando, ‘se está escurriendo el bulto’.

La potestad de delegar se encuentra en un ‘jefe’ o llamémosle superior.

Delegar un cometido supone que un superior te encomienda algo que, debiendo de haberlo hecho el personalmente por cualquier circunstancia no puede.

Es por eso que el saber delegar se sitúa dentro de las habilidades directivas. Conocer a tu organización, saber sus capacidades y limitaciones, poseer confianza en sus mmiembros, trabajar en equipo, saber comunicarse con el y transmitirle los mensajes,….. Puede decirse que saber delegar es un compendio de todas las habilidades directivas.

Muchos de los problemas de las organizaciones vienen por no saber delegar o bien por delegar en la persona incorrecta. Por eso es muy importante saber delegar en un ‘jefe’, porque de ello va a depender mucho el éxito del equipo.

Lo que suele pasar en muchas ocasiones es que el jefe delega y si la cosa ‘sale bien’, se atribuye el mérito, y si sale mal, las culpas reacen en el que lo hace. Y eso no es delegar. En su definición es trasnferiri la potestad de hacer algo, pero asumiendo el resultado como propio, dando igual si es positivo o negativo.

Conclusión, los ‘jefes’ en las organizaciones raramente saben delegar y si mandar.-----------------

Twitter - Facebook

Delegar, arte o desastre?

Escrito por Jesús María Pérez a 21 Jun 2010

El lenguaje en el ser humano no es más que una serie de sonidos que ayudan a descifrar objetivos que queremos compartir y alcanzar.

Una nula o mala comunicación entre 2 o más integrantes de un equipo puede ayudar a crear un pésimo clima laboral, desmotivación, falta de productividad, episodios de frustración y estrés. Y así es todo mucho más complicado, por no decir imposible. Además, muchas veces nos encontramos con ese arte que todos conocemos pero que es complicado de aplicar: delegar acciones.

Si hacemos un coctel de mala comunicación + mala delegación de tareas, el producto final es 0 (cero, nada), en lo profesional, y angustia, en lo personal.

Tal como explica José Miguel Bolívar en su blog, “el motivo de estas situaciones suele ser la discrepancia entre las expectativas generadas en su momento por la comunicación y la realidad que experimenta el individuo más tarde en relación con dichas expectativas. Se trata por tanto de situaciones problemáticas que en muchas ocasiones no obedecen a la existencia de un problema real y objetivo sino a una frustración originada por el establecimiento de expectativas erróneas que posteriormente no se satisfacen. Donde no había un problema, la mala comunicación interna lo ha generado.”

Me gustaría proponer algunas acciones que creo pueden ayudar a que la comunicación en un equipo se acerque a un nivel óptimo y que, a su vez, delegar se convierta en un arte y no un desastre: 

1) Transmitir el mensaje con voz alta y clara, dirigiendo la mirada hacia la persona que ha de recibir el mensaje, consiguiendo así captar la atención del receptor.

2) Las primeras ocasiones, asegurarnos que el mensaje se ha recibido y comprendido de manera completa, proponiendo al receptor que resuma lo expuesto por el emisor.

3) Transmitir en el mensaje los objetivos de la acción y su temporización; es decir, fijar fechas por cada objetivo.

4) Para cada objetivo, establecer fecha intermedia que sirva para hacer un seguimiento de lo realizado hasta el momento y corroborar que todo marcha correctamente.

5) Cuando la tarea haya finalizado, transmitir feedback (siguiendo lo expuesto en el punto 1) a la persona que al comienzo delegamos el objetivo de manera que, en primer lugar, podamos dar un feedback sobre todo aquello bien realizado y, en segundo lugar, detectar posibles acciones a mejorar.

Como podéis ver es una cadena de acciones muy sencilla pero que os aseguro que en muchísimas ocasiones no se establece, favoreciendo episodios nefastos para el buen ambiente en nuestra oficina y el óptimo rendimiento de los compañeros.

Si la lleváramos a cabo las primeras ocasiones que delegamos una tarea, conseguiríamos en un tiempo relativamente corto crear un ambiente de confianza y seguridad en nuestro equipo de trabajo, dando la posibilidad a los compañeros de poder demostrar, cuanto antes, todo su potencial, favoreciendo incluso la creatividad y propuesta de ideas.

Al comienzo puede resultar incómodo delegar algunas acciones / objetivos pero recordad que delegamos en personas que hemos seleccionado. Si vamos a dudar de su potencial y pensamos “mejor no delego, que no me fío”, ¿para qué seleccionamos a esa persona? Alguna vez a nosotros nos dieron la oportunidad. ¿Te atreves a darla tú?

-----------------

Twitter - Facebook