Por Tania M. Moreno

El desconocimiento de la contabilidad y exceso de confianza en empleados puede hacerte perder dinero
 
1. Segmenta responsabilidades

Ningún empleado debe controlar una transacción financiera de principio a fin.

"Los fraudes o malversaciones son las formas más comunes con las que los empleados roban recursos de una empresa, sobre todo cuando se trata de Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes), ya que no se tienen los filtros adecuados", dice el experto en Comunicación Organizacional, Iván López.

Por ejemplo, el encargado de girar los cheques jamás debe estar a cargo de firmarlos, ni quien abra la correspondencia será quien registre las cuentas por cobrar. Al dividir las responsabilidades, será más difícil para el empleado manipular los registros para ocultar el fraude, señala el académico de la Universidad del Valle de México (UVM).

Es preciso que los procesos financieros sean vigilados por más de una persona.

2. Ante todo, precaución

La precaución es un arma sencilla, pero que evita muchos fraudes.

Algunas acciones que parecieran obvias permiten asegurar el patrimonio, o al menos dificultar que se cometa un ilícito. "El manejo de documentos e información es primordial para evitar fraudes y obtener evidencia en caso de que ya se haya cometido alguno", asegura el administrador de empresas Carlos Aguilar.

No permitir que los empleados de poca confianza tengan la oportunidad de destruir o sustraer evidencia de la malversación es una recomendación de los expertos. El propietario de la empresa o un contador externo deben ser quienes reciban todos los meses los estados bancarios en sobres cerrados y los cheques anulados. Al hacerlo deberá revisar cada cheque detenidamente, verificar a quién se le ha pagado, las firmas y que los endosos sean correctos.

El sitio Small Business Network de American Express, alerta sobre algunas posible señales de fraude en los cheques como aquellos dirigidos a proveedores o personas desconocidas, por concepto de efectivo mayores que los montos que mantiene en la caja chica, firmas que parecen falsificadas y aquellos con faltantes o números de cheques no correlativos.

También alerta por cheques pagados a terceros, pero endosados por alguien de su empresa o aquellos donde no coincide el beneficiario con el nombre del registro. El manejo del dinero debe estar perfectamente definido.

3. Vigila de cerca los cheques

Small Business Network da más recomendaciones sobre los cheques:

  - No descuides los cheques de la empresa, manténgalos en un cajón con llave y bien vigilados.
  - Utiliza sólo estos documentos previamente numerados y revise frecuentemente si se registran números faltantes.
  - Implementa un procedimiento de "cheque anulado", donde se requiera que tú como propietario o administrador valides siempre este procedimiento.
  - Exige que todos aquellos destinados con una cifra superior a un valor nominal, lleven dos firmas. Una de ellas, por supuesto, será la tuya.
  - Y, por último, nunca firmes un cheque en blanco.

Revisa metódicamente toda la información contenida en los registros y cheques.

4. Revisa tus cuentas por cobrar

Otro medio efectivo para evitar el robo o fraude es repartir entre dos o tres empleados la tarea de verificar y contabilizar los recibos que ingresan.

"Algo tan sencillo como un sello corporativo puede solucionar el tema de documentos, recibos y cheques para evitar su falsificación", asegura López.

Otra medida efectiva es investigar en persona los reclamos de clientes que aseguren que no se les ha asignado crédito por concepto de los pagos realizados. Un sello podría ayudarte a evitar la falsificación de los documentos.

5. Pon atención a los detalles

Un empleado que está malversando fondos debe esforzarse permanentemente por ocultar este tipo de robo, asegura el portal de American Express. Muchos pequeños empresarios se sorprenden al descubrir que trabajadores que nunca tomaban vacaciones ni se ausentaban por motivos de salud, en realidad les estaban robando, coinciden los expertos.

En el caso de un fraude, la razón de esta actitud ‘ejemplar' radica en que estos empleados deben estar permanentemente en la oficina para cubrir todo rastro de sus acciones. En el caso de sospechas de un fraude, Small Business recomienda dar vacaciones a los encargados de contabilidad al menos una vez al año, de preferencia a fin de mes para aprovechar este tiempo y tener una auditoría externa.

Small Business recomienda dar vacaciones a los empleados para evitar que roben a la empresa.

6. Las auditorías, grandes aliadas

Al menos una vez al año, contrata algún despacho externo para que haga una auditoría de la contabilidad de la empresa. Esto ayudará a hacer más difícil ocultar un fraude o una malversación por parte de un empleado, señala Carlos Aguilar.

La auditoría no debe ser programada, sino sorpresiva y nunca debe llevarse a cabo en la misma fecha que el año anterior. Si sospechas de un fraude, otra opción es optar por una investigación más especializada, en lugar de una auditoría general, pues éste proceso apunta directamente a descubrir y evitar estos ilícitos.

En caso de fraude, pide a un grupo de auditores que hagan una revisión sorpresa a tu compañía.

7. Al buen entendedor…

Generalmente los fraudes se presentan cuando la contabilidad está desordenada o no tienen ninguna supervisión, lo que permite a un empleado quedarse con efectivo y recibos.

Como empresario y dueño de la compañía, tu obligación es estar familiarizado con el sistema de contabilidad y el registro de tu negocio para revisarlos con facilidad y detectar los posibles errores, señala Iván López.

Si de plano no se ten dan los números, pide a tu contador que te explique detalladamente la información, y si no queda claro, vuelve a preguntar, hasta que lo comprendas. Como empresario es tu obligación conocer sobre los procesos de contabilidad que se llevan a cabo en tu compañía.

Publicado: Lunes, 27 de julio de 2009 a las 17:34

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Fuente: CNN Expansión 
Imagen: Accounting 

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