Este corto artículo, entre otras materias, describe muy acertadamente la importancia de especificar muy bien el "Qué" de un proyecto antes de enredarse en las complicaciones de los "Cómo" llevarlo a cabo.
Manuel

¿Resultados Inesperados? Defina Qué, Cómo y Con Qué.

Por Juan Pablo Aguilar

Tener metas claras, y alcanzables es la base para el éxito, sin embargo, pese a que muchas veces nos insisten en la importancia ello, no siempre nos dicen cómo lograrlo.

Si bien no pretendo ser un ?Gurú? a continuación deseo compartir los pasos (qué, cómo y con qué) que a las personas que he tenido el gusto de asesorar y a mí, en lo personal, nos han funcionado.

1° Establecer la meta ?Qué?

Antes que nada deben definirse los criterios iniciales de la organización, es decir los valores, la visión, misión y el Objetivo General de la misma.

Para definir los valores que rigen el quehacer de la organización es recomendable definir un listado de los que se consideran más importantes, para posteriormente elegir los cinco principales y ordenarlos de acuerdo a la importancia.

Existe una gran polémica acerca de si se debe plantear primero la Visión o la Misión, David Casares y Alfonso Siliceo en su libro ?Planeación de Vida y Carrera? [i] recomiendan plantear primero la Visión y posteriormente la Misión y en lo personal estoy de acuerdo: es más recomendable trabajar de lo general a lo particular.

En lo referente a la visión, ésta debe ser considerada como ?La declaración del deseo de trascendencia?.  Debe dar respuesta a:

  - ¿En qué se procura trascender al crear esta organización?
  - ¿Cuál es la finalidad primordial por la que se crea esta organización?
  - ¿Qué le da sentido a la actividad de la empresa?

Una vez definida la Visión se procede a definir la Misión. (Algunas personas prefieren declarar la misión, posteriormente la Visión)

Una adecuada Misión, además de la razón de existir, debe señalar el alcance de las actividades de la organización en especial en materia de productos y mercado.

Es recomendable que sea breve, fácil de entender y que dé respuesta a las siguientes preguntas:

  - ¿Qué se quiere lograr?
  - ¿Para qué?
  - ¿Qué valores son importantes para nosotros?
  - ¿Principalmente hacia quiénes va dirigido?

Respecto a la formulación del objetivo general, se debe tener en mente que implica aterrizar a las operaciones propias de la organización los criterios definidos en la Visión y Misión bajo un enfoque tangible y medible, es necesario al establecerlo se tenga en cuenta la futura implementación de objetivos generales y particulares en los distintos departamentos de la organización al corto, mediano y largo plazo.

2° Definir la estrategia ?Cómo?

¿Cómo se va a lograr? La estrategia debe ser un escrito vivo en constante revisión, retroalimentación y ?en caso de ser necesario? adaptación.

Para establecer o modificar la estrategia se requiere definir dónde se está y hacia dónde se quiere llegar, para esto se recomienda utilizar el ?Diagrama de Perfeccionamiento Estratégico?® que consta de cinco apartados y se explica a continuación:



Significado de los símbolos:

1.- + Incrementar. Incluye aquellas actividades u objetivos que en la actualidad se llevan a la práctica pero se deben incrementar o perfeccionar con la finalidad de acrecentar o maximizar el impacto de dichas actividades.

2.- - Disminuir. Se refiere a aquellas actividades u objetivos que en la actualidad se realizan pero deben disminuirse con la finalidad de reducir el impacto de dichas actividades o el número de ocasiones en que se efectúan.

3.- X Evitar. En este apartado se incluyen aquellas actividades u objetivos que en la actualidad no se ejecutan y se desea que continúen así debido a que mermarían el cumplimiento de la estrategia o bien van en contra de la misma.

4.- P Crear. Representa aquellas actividades u objetivos que en la actualidad no se realizan, sin embargo, dados los cambios necesarios para el perfeccionamiento de la estrategia, es necesario que se establezcan.

5.- = Perpetuar. Se refiere a aquellas actividades u objetivos que actualmente se cumplen y debido a contribuyen en forma eficaz al logro de los resultados o son parte medular de la estrategia, se desea que tanto en el presente como en el futuro permanezcan sin cambios.

3° Definir los componentes ?Con qué?

Ya establecidos los criterios iniciales y el rumbo a seguir, el último paso es definir con qué elementos vamos a cumplir con lo establecido.

En primera instancia se debe realizar el análisis FODA (Fuerzas Debilidades, Oportunidades y Amenazas). Es conveniente iniciar por analizar los factores internos, es decir las Fuerzas y Debilidades para posteriormente analizar las Oportunidades y Amenazas del entorno; al identificar estos factores se recomienda dividirlos en tres grupos, de acuerdo a su nivel de influencia en la organización (alto, mediano y bajo).

El siguiente paso es ubicar los elementos que generan las Fuerzas y Debilidades de nuestra organización, así como los agentes que crean las Oportunidades y Amenazas del entorno.

Por último, se deben establecer Planes de Contingencia en los que se defina cuáles son las acciones a tomar para neutralizar o disminuir el impacto de la posible disminución o extinción de las Fuerzas y Oportunidades o aumento de las Debilidades y Amenazas y el curso a seguir para maximizar los beneficios si aumentan las Fuerzas y Oportunidades o disminuyen las Debilidades y Amenazas que afectan a la organización.

Ya reconocidas las Fuerzas, Debilidades, Oportunidades, y Amenazas, identificados los factores que las generan y establecidos los planes de contingencia sugiero monitorear regularmente dichos factores generadores para que ante el primer indicio de cambio en los mismos, se ponga en marcha el plan de contingencias, antes de que las variaciones afecten el cumplimiento de la estrategia planteada.

Conclusiones:

El establecimiento y perfeccionamiento de estrategias es un tema muy extenso, mas lo que es imprescindible recordar es:

   1. Establecer los criterios iniciales de la organización.
   2. Definir o perfeccionar la(s) estrategia(s).
   3. Identificar las Fuerzas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas.
   4. Analizar los factores que generan las Fuerzas Debilidades, Oportunidades y Amenazas.
   5. Establecer un plan de contingencias.
   6. Revisar constantemente los elementos generadores de las Fuerzas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas para poner en marcha el plan de contingencias en caso de ser necesario.

Reitero que la(s) estrategia(s) debe(n) estar en constante revisión, retroalimentación y, en caso de ser necesario, adaptación basada en los elementos internos y externos de la organización así como en los criterios iniciales de la misma.

Esta guía aplica a empresas, organizaciones y personas (si bien administramos empresas, el motor principal de éstas es la gente que las conforma).

No hay excusa para no planear, si se tiene tiempo para corregir lo que está mal hecho, obviamente se tiene tiempo para planear las actividades.

Mayo 22nd, 2009

[i] Cásares, D. y Siliceo, A.  (2007). Planeación de Vida y Carrera. 2ª edición. México. Limusa.

Autor: L.A.E. Juan Pablo Aguilar Meza, M. en A.
Cuenta con Licenciatura y Maestría en Administración por la Universidad del Valle de Atemajac.
Actualmente presta sus servicios como docente a nivel Profesional y en Postgrados, es Coordinador de Estrategias de Empleabilidad y Vinculación Empresarial en Universidad TecMilenio y Vicepresidente del Consejo Directivo de la Asociación de Relaciones Industriales de Occidente A.C.
Ha escrito artículos e impartido conferencias en materia de Perfeccionamiento Estratégico, Administración del Capital Humano y Empleabilidad.
Correo Electrónico: juanpabloaguilarmeza?arroba?yahoo.com.mx

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Fuente: Herramientas para Pymes 
Imagen: People planning 


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