Ahora que ya sabes por qué revisar de abajo arriba, vamos a ver cómo poner en práctica el modelo de 6 niveles para revisar tu trabajo. Comenzando por el nivel “pista de aterrizaje”, lo primero es asegurarte de que tus listas de acciones están completas. Hablamos de todos los tipos de listas que se utilizan en GTD:
GTD: Crea Tus Espacios de Productividad
Por
Según David Allen,
a la hora de comenzar a implantar la metodología GTD
es necesario disponer de una ubicación
física que te sirva como centro de
operaciones, ya que todo el mundo debe tener un lugar
físico de control desde el que abordar las cosas.
Si trabajas en la oficina pero también en casa, es
importante que los espacios de productividad
que establezcas en ambos sitios dispongan de sistemas
idénticos e intercambiables.
Lo esencial en tu espacio de productividad es disponer de una
superficie para escribir y de un sitio para colocar tu bandeja
de entrada. El resto de herramientas es opcional y
depende del tipo de actividad que hagas.
No escatimes el espacio
de trabajo en tu casa. Dedicar un fin de semana a
preparar un lugar de
trabajo con un sistema
satélite idéntico al que usas en la oficina
puede suponer un cambio revolucionario en la forma
en que organizas tu vida.
Si viajas mucho te resultará
también enormemente útil disponer de una microoficina
móvil. Muchas personas no alcanzan
mayores niveles de productividad
porque no disponen del equipamiento necesario para aprovechar
los tiempos muertos que tienen lugar durante los
desplazamientos o las esperas.
Para crear espacios de productividad es fundamental ser
egoísta.
No compartas tu espacio de trabajo con nadie, ni siquiera con tu
pareja. Tener tu propio lugar de trabajo, por reducido que sea, y tu
propia bandeja de entrada son requisitos indispensables para
implantar GTD con éxito.
El motivo es que no debe haber la más
mínima resistencia a nivel subconsciente para usar nuestro
sistema GTD
y el hecho de tener que reinventar constantemente nuestra bandeja de
entrada, el sistema de archivos y el cómo y dónde
procesamos nuestras
cosas acaba convirtiéndose a la larga en una fuente
de distracción.
Puedes trabajar prácticamente en
cualquier sitio, siempre y cuando dispongas de un sistema
claro y compacto y desarrolles el hábito de
procesar
tu bandeja de entrada de forma rápida y móvil.
Ello, sin embargo, no
hará que dejes de necesitar una "base de operaciones" con
una serie de herramientas
bien definidas y espacio suficiente para el material
de referencia y de apoyo.
Del mismo modo que hay que invertir
tiempo para conseguir más tiempo, si
quieres ser más productivo necesitas crear tus espacios
de productividad.
Complementos:
1 - Vea la representación gráfica del
proceso de "getting things done", en el diagrama
de flujo original. (Fuente: El
desarrollo personal).
2 - Un resumen de la metodología Getting Things Done,
bastante detallado y en castellano, puede leerse en el blog Marble Station.
3 - El resumen del libro (35 páginas, en inglés) "Execution:
The Discipline of Getting Things Done", de Larry Bossidy
& Ram Charan puede descargarse o leerse en el sitio web de la empresa
consultora Altfeld, Inc.
Algunos artículos relacionados:
- Getting
Things Done (GTD) de David Allen, incrementa tu productividad
- Dos
nuevos Enfoques de la Estrategia (revisado) ver la
sección "El Arte de la Ejecución en los Negocios,
según Charan y Bossidy".
- Claves para
lograr reuniones eficientes
- Videoconferencias
al alcance de cualquier emprendedor
- Las
redes sociales mejoran la productividad
- El
Messenger puede aumentar la productividad en el trabajo
- Retrato
de una persona productiva sin estrés
- Cómo ser
un trabajador proactivo
- Trabajólicos
o workaholics: Arriesgan vidas personales y familiares
- Lo
útil es el Resultado, no el esfuerzo realizado
- Stress
Laboral - Mente sana en trabajo sano
- La
procrastinación como comportamiento eficaz
- Planificación
de Vida: Acción Versus Postergación
- 5
Secretos para Administrar Mejor su Tiempo
- Manejo
Eficiente del Tiempo: Las 6 Cosas Más Importantes
- Mamás
Emprendedoras: 7 Formas de Conseguir Más Tiempo
- Procrastinación
y procrastinadores: Causas y efectos
- El
'estado de flujo' genera Felicidad y Creatividad
- Toma
de Decisiones: 17 barreras que la afectan
- Toma de
decisiones y resolución de problemas
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5 claves para gestionar mis proyectos
5 ingredientes clave para gestionar mis proyectos
Escrito por Berto Pena, el 25 Abril 2011
La mayor parte de mi trabajo se basa en trabajos a medio o largo plazo. Materiales de formación, cursos o seminarios, publicaciones… son cosas que tengo que organizar a varias semanas o meses vista. Esto plantea muchos retos de organización. El primero es poder conciliar ese proyecto con las cosas del día a día y las tareas que surgen de la nada.
Los Hábitos en Productividad Personal lo son todo. Y en un trabajo o proyecto de varias semanas cuentan todavía más. Constancia, organización y método. ¿Suena aburrido? No cuando ves que los resultados llegan antes y trabajas con menos estrés. Estas son algunas de las mejores ideas que he aprendido en todo este tiempo.
1Papel, Pizarra y Corcho de pared
Para analizar en detalle todo lo que tengo que hacer utilizo un mapa mental. Bien en papel o en una pizarra que tengo en el despacho de casa. Con un mapa mental puedo obtener una visión en conjunto de todo lo que tengo que hacer. Así puedo despiezarlo, estructurarlo mejor y desglosar el trabajo en etapas y fases.
Todo eso lo paso a un calendario de papel que permanentemente tengo a la vista en un corcho en la pared. Mediante un sistema de post-its de colores sé cuándo tengo que hacer cada cosa. Es muy visual y cómodo, porque si se produce algún cambio de fechas sólo tengo que recolocar un par de notas. Y cada uno de sus colores (rojo, azul y verde) me indica lo que significa.
2Fijo una Fecha Límite Ficticia
Si tengo que preparar un seminario para el día 30 en mi calendario fijo como cierre el día 25. Si me he propuesto terminar un eBook de Productividad para el día 15 en mi plan fijo el cierre para el día 10. Para todos mis trabajos a medio o largo plazo establezco una fecha de cierre ficticia. Siempre dos, cinco o diez antes de la fecha real.
Esto, de primeras, puede resultar un elemento extra de estrés: tengo menos tiempo para hacer el trabajo. En la práctica tiene grandes ventajas:
Creía que en un proyecto bastaba con remar y ya está. Cuando es absolutamente necesario saber si vas en la dirección correcta.
3Fases, Etapas y Acciones
Para mí este detalle es esencial. Descomponer o despiezar todo el proyecto en etapas, fases e hitos que voy concretando semana a semana. Y a su vez desgranar todas las acciones y tareas que necesitaré para ir terminando cada una día a día.
Para esto la primera parte de organización es fundamental. Cuando comprendes bien todo lo que hay que hacer es más fácil distribuirlo y planificarlo para las próximas semanas. Pero eso no es suficiente. Hay desajustes, retrasos, obstáculos… ahí es donde la Evaluación Diaria y Semanal me permite recolocar las piezas si es necesario.
Cuando encaro un mes me gusta tener claro qué voy a hacer cada semana. Un cuando encaro cada semana me gusta tener claro qué voy a hacer cada día. Aunque luego el día a día te puede llevar por otro sitio al menos con un plan (con un mapa) no me pierdo.
4Evaluación Diaria y Semanal
Otro ingrediente fundamental. Como un médico que monitoriza las constantes vitales de un paciente, necesito tomarle el pulso y la temperatura a mi proyecto. Y además lo hago de forma regular, puntual, constante: al final de cada día y al final de cada semana.
Echar la vista atrás para analizar avances, dificultades, retrasos y comprobar que todo marcha bien es un gesto tan necesario como empezar el proyecto. Yo antes no lo hacía. Creía que en un proyecto bastaba con remar y ya está. Cuando es absolutamente necesario saber si vas en la dirección correcta.
Con mi plan a la vista, y volviendo sobre mi día o mi semana, puedo tomar mejores decisiones, reduzco la improvisación chapucera y concilio mejor mi proyecto con el resto de cosas que tengo que hacer. A la vez, me permite realizar ajustes y cambios si lo necesito. Porque en un proyecto no siempre puedes ir en línea recta. A veces hay que zigzaguear.
5Reservar Tiempo para el Proyecto
Y este proyecto o estos proyectos tienen que convivir con las tareas diarias que me toca hacer. Cosas que surgen en el día a día o que repito de forma regular. Escribir en este blog, despachar el Email, lectura e investigación, resolver dudas de alumnos, etc. Una de las claves es reservar tiempo por adelantado para el proyecto. Es decir, sí o sí, yo sé que todos los días voy a dedicar una hora a ese proyecto.
El hecho de reservar (me gusta más decir “bloquear”) tiempo por adelantado para ese proyecto me proporciona varios beneficios:
Si te interesa ahondar más en el mundo de la Productividad en los Proyectos, échale un ojo al Programa Avanzado para Profesionales: Gestión Total de Proyectos. Es uno de los que más descargas ha tenido y de los que más contento estoy con el resultado final.
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