Pensamiento Imaginactivo

La clave para mejorar los procesos de negocio en las pymes

La planificación de recursos de la empresa son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio.

Autor: David Marchal, periodista especializado en TICcerrarAutor: David Marchal, periodista especializado en TIC Nombre:
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Sobre el autor: Artículos de este autor (12) - 28 Junio, 2010

La planificación de recursos de la empresa (en inglés, Enterprise Resource Planning o ERP) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas a los aspectos operativos o productivos de una organización. Estas soluciones empiezan a desplegarse cada vez más en el mundo de las pymes, aunque todavía queda mucho camino por recorrer.

Dada la actual situación del mercado, donde el tiempo de respuesta en la toma de decisiones es cada vez menor y no puede quedar margen para el error, las empresas se ven obligadas a ser cada vez más competitivas. Para ello, la gestión de la información se convierte en uno de los activos más importantes. Saber interpretar los datos, por tanto, es la clave para tomar las decisiones más adecuadas. En este sentido, las Tecnologías de la Información pueden ayudar bastante. Concretamente, las soluciones encargadas de administrar la información de las distintas áreas de una compañía se conocen con el nombre genérico de ERP (Enterprise Resource Planning).

Para Alfonso Olalla, director general de Primavera BSS España, estas soluciones ofrecen a cualquier organización «la información necesaria sobre el negocio, proporcionando datos de calidad en tiempo real que posibiliten a los gestores tomar decisiones más rápidamente y más acordes con el acontecer del entorno y la realidad de la empresa», apunta. En otras palabras, «el ERP permite a la empresa integrar todas las partes de su negocio en una solución única, evitando duplicidad de procesos y aumentando la productividad de sus empleados», asegura Yolanda Sánchez, responsable de ERP de Microsoft Dynamics España.
Hasta hace bien poco, estos sistemas se estaban implantando casi exclusivamente en el mundo de las grandes empresas con miles de empleados y donde es más difícil llevar un control total de la información generada, si no es con la ayuda de estas herramientas. Sin embargo, la situación actual de ese mercado es complicada. Según un sondeo de IDC realizado en Europa Occidental durante los primeros meses del año, el gasto en aplicaciones de gestión empresarial previsto para 2009 se vería fuertemente impactado por la crisis económica actual. De hecho, el 21% de los encuestados aseguró que su inversión en software ERP podría ser menor o mucho menor que la realizada en 2008. Por tanto, de la encuesta se desprende que las grandes empresas con más de 2.500 empleados serán más vulnerables a los recortes del gasto en esa área.

Esto, junto a ciertos síntomas de estancamiento de estas soluciones en las grandes empresas debido a que su base instalada ya es muy amplia, está haciendo que la estrategia de los fabricantes se oriente ahora hacia el mercado de las pymes. Para Josep María Raventós, director general de Operaciones de Sage Soluciones de Gestión Empresarial, éste es un paso natural, puesto que «las pequeñas y medianas empresas tienen las mismas necesidades de organización, coordinación y análisis que las grandes, y sólo es una cuestión de escala». Además, y aunque pueda parecer lo contrario, la crisis económica también está provocando que «muchas empresas comiencen a estudiar la idea de introducir soluciones de gestión en su negocio para hacer frente a la coyuntura actual, conscientes de que la única manera de sobrevivir y ser competitivas es establecer un mayor control de sus operaciones, tesorería, riesgos y clientes, reducir costes e incrementar su productividad», en palabras de Pilar Martínez Santa María, directora de pymes de SAP Iberia.

Además, los fabricantes de ERP ahora también cuentan con otro dato a su favor. Según la Encuesta sobre el uso de TIC y comercio electrónico en las empresas realizada por el Instituto Nacional de Estadística (INE) y presentada el pasado mes de octubre, tan sólo un 19,1% de las empresas declara utilizar herramientas informáticas ERP para compartir información electrónicamente entre sus distintas áreas.
Por todo ello, y como afirma Cary Méndez, directora comercial y de operaciones de Grupo Castilla, «el mundo de la pyme sigue siendo un territorio de oportunidades para los proveedores de ERP, ya que una gran mayoría de ellas todavía no cuentan con este tipo de soluciones para su negocio».

Desconocimiento
Sin embargo, los fabricantes tienen que luchar con otros problemas asociados a este segmento de mercado. El más importante de todos es la falta de información. Según Ignacio Pomar, director general de Datisa, las pymes españolas siguen muy por detrás de las de otros muchos países europeos en cuanto a la implantación de estas tecnologías por «el desconocimiento de los beneficios que pueden aportar, por lo que es papel de los proveedores de soluciones ERP difundir sus ventajas en este segmento del mercado». De la misma opinión es Martínez Santa María, de SAP: «Los proveedores tenemos que seguir haciendo un gran esfuerzo por evangelizar a estas organizaciones en las ventajas que puede proporcionarles la utilización de un software de gestión empresarial estándar que ha sido diseñado específicamente para responder a su tamaño y a sus necesidades de negocio».

Eso sí, para ello, es necesario que éstas se planteen «un cambio de mentalidad importante, empezando a ver a las nuevas tecnologías no como un gasto, sino como una inversión», añade el Pomar. Por tanto, este tipo de proyectos deben ser abordados sólo con el pleno apoyo de la dirección de la empresa. Incluso, constata Leo Bensadón, director general de Infor Iberia, «en la mayoría de los casos, se requiere una efectiva administración del cambio organizativo que llevará, entre otras cosas, a la reingeniería y la consiguiente mejora de los procesos de negocio». Además, como explica Raventós, de Sage, «resulta primordial implicar a la plantilla, acompañar el cambio, formar y convencer al personal que usará la herramienta».

Una vez dado ese paso, a continuación hay que centrarse en los procesos considerados críticos por la compañía, aquéllos que debe dominar y donde tiene su valor añadido diferenciado. «Estos procesos proporcionan una parte importante de los costes o ingresos de la compañía, y atraviesan por completo la cadena de valor, cruzando diferentes áreas de la organización», afirma Jaime García Álvarez, director de proyectos y responsable de offering sector privado ERP de Informática El Corte Inglés. En otras palabras, «no se debe diseñar y construir un ERP para cubrir las necesidades individuales de los diferentes departamentos, sino para abarcar los procesos que cruzan las diferentes áreas de la organización», agrega el directivo.
En resumen, es imprescindible analizar y detectar cuáles son las necesidades de la empresa y, en función de éstas y de su tamaño, elegir las soluciones que mejor se adapten a los requerimientos de la compañía.

Visión del mercado
Una vez hecha esta labor de análisis interna, ya se puede dar el siguiente paso, que consiste en realizar una prospección externa. Es el momento de analizar el sector de actividad, la experiencia del proveedor y sus partners, los servicios que presta, las capacidades de gestión y de integración con otras herramientas, el coste de la solución, la facilidad de manejo, etc.

Éste, sin duda, es un momento muy importante por la coyuntura económica en la que nos encontramos. «Estamos ante un periodo de renovación de este tipo de software, en el que muchas compañías están pasando de trabajar con sistemas desarrollados internamente o a medida, a optar por otros basados en estándares de mercado que se integren de forma sencilla con el resto de soluciones de negocio de las que dispone la compañía», comenta Juan José Sánchez, director de márketing de Exact Software España.

Por eso, resulta muy importante analizar la oferta del mercado. Sánchez, de Microsoft, la resume así: «Más allá de Microsoft, existen dos tipos de categorías de fabricantes de ERP:
Por una parte, hay empresas muy pequeñas que han sido adquiridas a lo largo de los años por entidades financieras, que las han visto como una forma de inversión bancaria y que tienen como objetivo principal generar beneficios para ellos, pero no está tan claro que busquen el de sus clientes». Por otra parte, continúa, «hay grandes empresas que ofrecen soluciones ERP, muchas de las cuales son extremadamente caras y difíciles de modificar y mantener. Estas soluciones inflexibles normalmente funcionan sobre infraestructura de software o hardware obsoleta. En este caso, es preocupante que haya empresas gastando su dinero en estos productos ERP y, sobre todo, cuando estos proveedores actúan ignorando la situación económica actual, pasando por alto la presión para disminuir los costes que tienen sus clientes», asegura.

Hasta hace unos años, la mayoría optaba por soluciones cerradas de proveedores locales, ahora, en cambio, según Sánchez, de Exact Software, «se demandan soluciones flexibles y asequibles que se adecuen a las cambiantes necesidades de la empresa y a su manera de interactuar con los distintos agentes de su negocio».
Para Alicia Cru, directora de canal de CCS Agresso, «los ERP para pymes son, en muchos casos, meras herramientas administrativas, que mecanizan los procesos tradicionales de facturación de la empresa, pero que no aportan un valor adicional. No son la herramienta de competitividad que éstas necesitan».

Como se puede apreciar, las opiniones varían dependiendo del proveedor consultado. No obstante, hay algo en lo que prácticamente todos coinciden, y es que este tipo de herramientas tienen que ser sencillas, fáciles de utilizar y deben estar adaptadas a los requerimientos de cada empresa. Jaime Barris, director de márketing de Sistemas de Información Empresarial (SIE), tiene claro que, más allá de las funcionalidades que incorpore, el éxito de un ERP en las pymes «se consigue por la integración de todos los procesos de negocio, por la capacidad de automatización de las tareas, las posibilidades de parametrización, que sea intuitivo y sencillo de usar, por la potencia y seguridad de su base de datos y sus posibilidades de escalabilidad y que asegure su evolución en el tiempo, mediante actualizaciones regulares, tanto funcionales, como normativas y tecnológicas». A todo ello se une, además, que disponga de un buen servicio de mantenimiento y de atención al cliente.
Para García Álvarez, aparte de esto, es importante que un sistema ERP «tenga un modelo de costes conocido y asumible en todas sus partidas: licencias, infraestructuras, implantación y mantenimiento».

Características esenciales
Por definición, un sistema ERP debe tener tres cualidades esenciales. La primera tiene que ver con la integridad, en tanto en cuanto permiten controlar los diferentes procesos de la compañía bajo la óptica de que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí; es decir, el resultado de un proceso es el punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, si un cliente hace un pedido, esto representa que se crea una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, de cobro y sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP y son soluciones departamentales no integradas las que controlan todos los procesos mencionados, la información se duplica y crece el margen de contaminación en ésta. Con un ERP, el usuario simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

El segundo apartado hace referencia a la modularidad. Los ERP se convierten en una herramienta que puede instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Según se precisen de unas u otras funcionalidades concretas se determinarán los módulos necesarios. Los más comunes son: Gestión Financiera, Ventas, Compras, Distribución y Logística, Planificación de la Producción, Proyectos y Recursos Humanos.

El último punto es la adaptación, puesto que estas soluciones pueden ajustarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno.
Todo esto lo resume acertadamente Olalla, de Primavera BSS: «Desde nuestro punto de vista, para que una solución ERP tenga éxito en las pymes debe de ser un sistema integrado, basado en una plataforma tecnológica innovadora, que sea escalable, modular y flexible, que se adapten como un guante a las necesidades de la empresa optimizando los procesos de trabajo y reduciendo los costes, y que permita crecer al mismo ritmo que lo hace el negocio, respondiendo de forma ágil ante los constantes y repentinos cambios del mercado».

Junto a estos apartados, hay otro que está teniendo mucho auge en los últimos años, y es la verticalización. Se trata de poner en el mercado software diseñado para sectores muy específicos y que, en algunos casos, los comercializan exclusivamente proveedores muy concretos. Y es que, ahora que los ERP han alcanzado un gran nivel de madurez y que resulta más difícil diferenciarse por funcionalidad generalista, es importante contar con soluciones adaptadas a cada sector en el que se desenvuelva el cliente.

Tipos de implantaciones
El hecho de elegir una solución que cumpla con todos los requisitos arriba expuestos no significa que se haya acabado con el proceso de implementación de un sistema ERP. Queda todavía pendiente por responder de qué forma adquirir ese software. Hasta ahora, lo más habitual era hacerlo de manera propietaria; es decir, comprar una licencia de uso en función del número de puestos en los que se quería implementar. Esto cuenta con varios beneficios. El más importante es que así se dispone del respaldo de un proveedor solvente que ha realizado un control de calidad del producto y sabe que todo funciona correctamente.

Sin embargo, la crisis económica y la propia evolución del mercado hacia otros modelos de comercialización está haciendo que cobren fuerza las soluciones open source o de código libre y las de pago por uso o SaaS.
En cuanto al primero, hay que desechar la idea de que libre significa gratis. Las empresas desarrolladoras de este tipo de sistemas suelen tener una comunidad de partners que ofrecen servicios de implantación, configuración y formación de usuarios en sus aplicaciones ERP. Además, ofrecen para nuevos socios o clientes que desean implantar la solución de forma independiente cursos de entrenamiento o capacitación. Lo que sí ofrece este tipo de soluciones es libertad para usar el programa para cualquier actividad, para el acceso y la modificación del código y para la libre distribución de la aplicación, modificada o no.

Ahora bien, la nueva tendencia en el mercado de sistemas ERP es el software como servicio o SaaS. Se trata de un modelo de entrega de software donde la compañía que implantadora proporciona mantenimiento, operación técnica diaria y la ayuda para el software suministrado a su cliente. «Este nuevo modelo de comercialización está facilitando la incorporación de la herramienta ERP a muchas empresas que, por sus dimensiones y necesidades, prefieren alquilar módulos y aplicaciones y pagar sólo por aquellos que utilizan. Además, no tienen que preocuparse por el mantenimiento, actualizaciones o alojamiento, ya que es el proveedor el responsable de todos los aspectos técnicos», comenta Joseba Fínez, director de márketing de Solmicro.
El cliente, por tanto, dispone del sistema hospedado en la compañía de TI. Esto tiene el inconveniente de que la empresa no tiene acceso directo a sus contenidos, ya que están guardados en un lugar remoto, con la pérdida de privacidad, control y seguridad que ello supone. Además, tampoco se tiene acceso al programa, con lo cual no se pueden hacer modificaciones. No obstante, a pesar de estos pequeños inconvenientes, este modelo de negocio está calando entre las pymes españolas como una forma de tener un ERP sin invertir mucho a cambio.

Este paso, por ejemplo, ya lo ha dado SAP. «Mediante el pago de una renta mensual o trimestral (que incluye el software, la base de datos y el mantenimiento) los clientes acceden a nuestra solución, configurada según sus necesidades y por un espacio de dos, tres o cuatro años, según la modalidad del contrato que elijan. Una vez finalizado ese período, pueden decidir entre renovarlo o cambiar a un modelo de licencias en propiedad», afirma Martínez Santa María.
Otra compañía que también está empezando a apostar por SaaS como forma de comercialización de sus soluciones ERP es Solmicro, que ya ofrece una nueva solución para que «las pymes puedan acceder a las ventajas del software de gestión pagando pequeñas cuotas mensuales por aquellos módulos o funcionalidades que realmente necesitan», apunta Fínez, de Solmicro. Y es que, para el directivo, «sin duda, el software en alquiler es el futuro».
Igualmente opina Barris, de SIE: «El futuro va encaminado al modelo de software como servicio (SaaS) a través de Internet, por lo que supone de ahorro de costes para las pymes en cuanto a mantenimiento y necesidad de infraestructura tecnológica y recursos humanos dedicados». Ahora bien, para el directivo todavía no se ha generalizado este nuevo modelo de negocio en el sector de los ERP al mismo ritmo que lo están haciendo otras soluciones de gestión empresarial, como el CRM.

Tendencias
Sin duda, el pago por uso es la principal tendencia en esta clase de soluciones de mercado. Sin embargo, no es la única. Ya se pueden esbozar algunas directrices hacia donde se encaminarán estos sistemas. Por ejemplo, para Raventós, de Sage, «el futuro de los ERP reside en gran parte en la incorporación de funcionalidades complementarias a las básicas que presentaban históricamente los ERP y también en la explotación de áreas hasta ahora poco consideradas a la hora de integrar una solución de ERP como es el caso del ámbito de los Recursos Humanos».
Otra tendencia clara apuntada por varios de los expertos consultados es incorporación de la Web 2.0 y los entornos colaborativos a estas soluciones. Según Sánchez, de Exact Software, los ERP empiezan a favorecer «un entorno colaborativo dentro de las organizaciones que no sólo implique al 10% de los empleados», que son los que, de media, trabajan en el departamento administrativo o financiero, sino que «posibilite que cualquier empleado de la empresa tenga acceso a la información relevante del negocio para su cometido profesional, información que además ha de ser accesible desde cualquier lugar y momento», afirma. De esta manera, se aumenta la eficacia y productividad de los empleados, así como la competitividad de la empresa.

Bensadón, de Infor, añade alguna otra más: «Las tendencias dominantes en este momento son la inclusión de funcionalidades complementarias al ERP básico, con el objetivo de rentabilizar al máximo las inversiones; la simplificación de los procesos de implantación y mantenimiento; y la adaptación a las cambiantes normativas, como ha sido el caso del Nuevo Plan General de Contabilidad y nuevos métodos de control (IFRS), que han obligado a adaptar parte de las aplicaciones de gestión utilizadas por las empresas españolas». En este contexto, la introducción de la factura electrónica también está acaparando el interés de los clientes a la hora de implantar un sistema ERP.
En definitiva, y a pesar del momento actual de contracción del mercado, parece que a las soluciones ERP no les están afectando tanto como sucede con otras tecnologías los recortes de gastos de las empresas. Incluso, hay alguna cifra para la esperanza. Según apunta Olalla, de Primavera BSS, «las inversiones en soluciones de software de gestión empresarial continuarán aumentando a lo largo de este año y de 2010. De hecho, la consultora Gartner prevé los presupuestos destinados al software de gestión experimenten un aumento del 1,53 % en 2010», explica. Aunque no es mucho, lo cierto es que todo lo que sea una cifra en positivo siempre será bienvenida.

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