Cómo convertirse en un buen comunicador 
Por El inconformista
A veces pienso que mi mensaje no llega, no es entendido, que no me comunico con todo el mundo efectivamente, que me cuesta conectar. Actualmente necesito mejorar en este area ya que en mi empresa soy una especie de wikipedia a la que todo el mundo recurre, forma parte de mi trabajo y aprender a comunicarme es esencial, más con la variedad de personas con las que trato. Encontré este post titulado originalmente How to become a master communicator y quería comentarlo con vosotros, espero que os guste.
"Si eres un líder y no estas cansado de comunicarte, probablemente no estes haciendo un buen trabajo." Max DePree
Lo que acabamos de leer fue escrito hace 15 años, e incluso tiene más validez hoy en día. Desafortunadamente, para mucha gente ser un comunicador efectivo no es natural. Incluso personas que tienen excelentes dotes comunicativas en circulos sociales no son tan efectivos en entornos laborales o de negocios. En general, todo el mundo puede mejorar su capacidad para comunicarse. Cuando leas estos trucos, elige uno o dos para trabajar en ellos durante la proxima semana y mejorar tus dotes comunicativas.
1. Se claro y conciso.
En la comunicación de negocios es vital ser claro y conciso. Tanto si estas haciendo una presentación, escribiendo una carta, o desarrollando un sitio web, debes asegurarte de que tu mensaje es claro y que no gastas más de lo necesario para que llegue tu mensaje. Las personas tienen otras cosas que hacer, y si les haces perder tiempo no te prestaran atención.
2. Entiende a tu audiencia.
Debes conocer tu audiencia para ser capaz de comunicarte efectivamente con ellos. Si vas a una entrevista de trabajo, seras más efectivo si entiendes más sobre la compañía con la que vas a hacer la entrevista. El mismo principio se aplica en cada aspecto de la comunicación en los negocios. Si te comunicas con un cliente potencial o con un cliente tienes que entender lo que buscan. La mejor manera de entender a tu audiencia es haciendo preguntas y escuchando atentamente.
3. Ajusta el mensaje a las necesidades de tu audiencia.
Una vez que entiendes a tu audiencia, adegurate de que tu mensaje conecta con sus necesidades. No compartas información que pienses que es apasionante, comparte información que se adapte a sus necesidades. Cambia tu forma de comunicarte en ese sentido. Centrate en los beneficios en lugar de en las características concretas de tu producto o servicio y en beneficios particulados relacionados con sus necesidades.
4. Centrate en tu audiencia.
Además de escribir sobre las necesidades de tu audiencia, debes escribirte con ellos como el centro de tu escrito. Usa palabras como "vosotros" o "nosotros" en lugar de "yo". Debes evitar el "yo" tanto como sea posible. La excepción a esto es al compartir información negativa. Si compartes información negativa evita el "vosotros" tanto como sea posible.
5.Centrate en lo positivo.
Cuando escribas y sea posible centrate en lo positivo. Esto ayudará a crear un ambiente positivo en la comunicación. Esto quiere decir elegir un lenguaje determinado que evite palabras negativas. Por ejemplo en lugar de decir que el 80 % de tus ofertas fueron rechazadas, enfatiza que el 20% de tus ofertas se convierten en pedido. Es la misma información, pero es más efectivo centrarse en lo positivo.
6. Admite los errores.
Si tú o tu empresa comete un error, es esencial que aceptes la culpabilidad del error y pidas disculpas. Debes pedir disculpas tan pronto como sea posible. Tu disculpa debe ser sincera. Debes ser cercano y tras la disculpa realizar una acción. Si hay algo que puedes hacer para mejorar la situación de tu cliente, hazlo inmediatamente. Enmendar un error es una oportunidad de impresionar dandoles un buena imagen.
7. No envíes encolerizados emails.
Hay veces que es importante que hables con la persona cara a cara en lugar de por email. Cuando estas enfadado o frustrado con alguien o con alguna situación, es vital. Es fácil que palabras de enfado suelen incluso más fuertes por email. Una pequeña diferencia de opiniones puede desencadenar una guerra si se hace por email. Cuando estas enfadado o necesitas ayudar a alguien a que corrija algo, asegurate de hacerlo de forma directa - bien por teléfono o mejor persona a persona. Permite medir tus palabras con amabilidad, ver su reacción y llegar a un acuerdo sobre la próxima acción.
8. Escucha y haz preguntas.
Una de las facetas de la comunicación más descuidadas es la escucha. La escucha efectiva puede ayudar a aprender más sobre tu audiencia, como compartir tu mensaje y como responder a su mensaje. Debemos siempre tener en mente el gastar más tiempo escuchando que hablando cuando sea posible. El mejor compañero de escuchar es hacer buenas preguntas. En este lugar es donde la filosofía de Covey de "intenta primero comprender y después ser comprendido" entra en juego. Debemos intentar hacer esto en todas las conversaciones.
9. Busca soluciones ganar-ganar.
Otro hábito de los 7 de Covey es buscar una solución ganar-ganar. Cuando te comunicas con alguien, es esencial que busques formas en donde las dos partes ganen. Si sólo tu ganas como resultado de una transación, no conseguirás hacer negocios con esa persona por largo tiempo. Si ambos ganais, puedes desarrollar una relación comercial de larga duración, desarrolar las relaciones personales, y conseguir beneficio.
10. Usa historias.
Finalmente, usa historias bien y te comunicaras más efectivamente que de cualquier otra manera. Las historias te permiten conectar con otros y proporcionar un marco para compartir ideas. Si escuchas a los grandes comunicadores comprobaras que siempre cuentan historias, sus mensajes están llenos de historias. Debes usar la misma idea en tu negocio. Las historias te ayudaran a mejorar tu habilidad de comunicarse efectivamente. Las historias ayudaran a tu interlocutor a recordarte a ti y a tu empresa. Las historias pueden estimular la emoción y hacer que conectes con tu interlocutor. Intenta responder a las preguntas con historias u otras preguntas y tu negocio se moverá hacia adelante.
Hay siempre posibilidad de mejorar tu forma de comunicarte. ¿Has elegido un o dos trucos para probarlos durante la próxima semana? Comparte los trucos que has elegido y dinos como te ha ido. La próxima semana elige otro y trabaja en él. Si contínuamente trabajas para mejorar estas áreas, te convertirás en un comunicador excelente.
Si te gusto este post quizá te interese: Aprender a escuchar.
Publicado por Oscar el lunes 27 de octubre de 2008 en 18:00
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Fuente: El Inconformista
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Becoming a Better Communicator
10 Keys To Becoming a Better Communicator
A few weeks ago, I met up with an acquaintance, B, for lunch. Throughout the lunch, I couldn't help but feel there was some sort of communication breakdown. He would cut me off even though I was still talking. He kept offering unwanted advice and opinions, even though I was not asking for help. It became quite frustrating just 15 minutes into the conversation. After 30 minutes, I stopped sharing and nodded away to everything he said.
- Be receptive to what others say
- Look out for the subtext
- Be positive
- Respect the person
- Maintain eye contact
- Don't interrupt the person (unless there is good reason)
- When in doubt, ask
- Mirror the person
- To get the right answers, ask the right questions
- Connect with genuinity
After the meet-up, I reflected over the situation. It was clear that there were fundamental problems in the communication. For one, there was a lack of active listening on B's part. He didn't sense I wasn't asking for his opinions and kept pushing his way through even when I was shutting out. Unfortunately, he came across the wrong way even though he had his best intentions. On my end, I was too single-minded in my communication to receive B's well-intended advice. I was only looking for certain responses, and when he didn't respond in that manner, I began to tune out of the conversation.
It's easy for us to accuse others of being poor communicators, poor listeners or poor speakers, but the thing about communication is that it's not one-sided - it's 2-way. You can't accuse someone of being a poor communicator without you being a poor communicator yourself.
Through this experience, I learned 10 important keys of communication which I'd like to share with you here:
While it's good to enter the communication with a clear objective of what you want, don't be so focused on it that you tune out on important messages the person is trying to communicate. Don't expect the answers to come in a certain manner and certain style. Have a focus and at the same time keep your mind open.
Even if the people come across as critical, learn to deal with critical people and be open to criticism. Many people are quick to shut out criticisms but in the process they lose out on a lot of valuable advice and feedback. Don't take criticisms personally. Look for the message in the criticisms instead. Ask yourself: "What made the person say this? What lessons can I take away from this? How does this relate to my situation?" With an open mind, you can have more answers to what you seek.
Subtext is the underlying message of the communication. It's more well-known as "reading between the lines". Many misunderstandings between people (especially between females and males) occur because they take each other too literally, vis-a-vis responding to the subtexts. To sieve out subtexts accurately, you have to listen actively to what's communicated and be observant. Watch out for hand gestures, body language, speed of voice and tonality of voice. The most important points of the communication are usually not openly articulated. Knowing how to read the subtext will take you a long way in building great relationships.
By being positive, it means to be generous with your emotions, such as love and kindness. Have you ever communicated with emotionally stingy people? These people are critical all the time. They keep harping on a small mistake and pinpointing every "issue" they can find. It feels suffocating and draining to be around them.
On the other hand, being an emotionally generous person makes you more endearing to be around. Focus more on the positive areas and not the negative ones. Show genuine care and concern for the person's well-being. Give praise where it's deserved. People will look forward to interacting with you because they feel happier and uplifted doing so.
Any successful communication can only take place with mutual respect. If you don't respect the person first and foremost, it'll show itself during the conversation.
Acknowledge the person's background, expertise and capabilities. Acknowledge the person's position as the owner of his/her life. Even if it's a colleague you dislike, respect him/her for what he/she has done. How do you feel if the people who speak to you don't respect you? That's going to be how the other party feels. Not only that, you can't expect others to respect you if you don't first respect them, can you?
Looking at the speaker in the eye is a reassuring way of letting the person know you are there and listening. You don't have to be staring 100% of the time. Just maintain the gaze long enough whenever he/she looks over, and give a reaffirming nod every once in a while. You don't want him/her thinking you are zoning out when you are really listening.
Don't cut in unnecessarily. Even if the person is long-winded, at the very least give him/her a few chances to fully express himself/herself before jumping in. Sometimes, you may think you know what the person is going to say next, but you may actually be wrong. There have been times when the other party says something that's completely different from what I thought he/she would say.
I've been out with people who are extremely long-winded - they can literally go on-and-on for 30 minutes, talking and talking, without realizing the people around have switched off. When you face such people, let them finish talking for the first few times. If subsequent replies are as lengthy, then chances are the person is very fogged up in his/her thinking pattern. Help him/her zoom down to the answer through the right questions. (Tip #9)
It's easy to assume, but as the old saying goes, when you assume, you make an ASS out of U and ME. Everyone you talk to is a whole new person, so don't think what applies to person X will automatically apply to person Y too. Erase all beliefs you formed of others and start off the communication on a whole new slate. When in doubt, ask for more details. Get all the facts before making any conclusion.
A good habit is to ask a clarifying question every time the person finishes talking so you know you got the right message. This goes a long way in a good conversation (and relationship).
Mirroring is the behavior in which one person copies another person usually while in social interaction with them. It may include miming gestures, movements, body language, muscle tensions, expressions, tones, eye movements, breathing, tempo, accent, attitude, choice of words/metaphors and other aspects of communication. (Wikipedia)
Mirroring is more of a strategy to facilitate communication, rather than the key to good communication. Avoid relying on it solely, and don't overdo it too. Trying to mirror someone 100% will only make you look like an empty shell. That being said, mirroring does help you to ease into the right "state" for communication. The next time you speak to someone, try to mirror the key body movements. If the person is sitting in a slouched position, slouch and match your eye at the same level. If the person is smiling, smile along with him/her. This will encourage him/her to open up more.
Every conversation is made up of questions and answers. Being a better communicator requires you to know what are the right questions to ask, so you can forward the conversation the right way. The direction of the conversation and the type of answers you get is dependent on the quality of your questions.
There are several types of questions. The 1st is open questions. You ask these when you want the person to openly share about something. Example: "What happened?" or "How did the meeting go?". The 2nd is probing questions. These are pin-pointed to uncover more about a particular topic. For example: "What made you think this way?", "What are you unhappy about?" or "What did he do to you?". The 3rd is close-ended questions. You ask these to get a quick yes/no answer on areas you already have specific thoughts on. These help to advance the conversation quickly. Using a combination of these questions help you create the best communication experience.
Ultimately, it's all about genuine connection. As long as you are communicating with the best intentions, and a sincere desire to know the person better, nothing can go wrong. When I talk to others, I prefer to let my best intentions guide me, and leave other technicalities as secondary. I find that's the most effective way to reach out. For example, even though I've never studied NLP on a professional level, I found that many things I intuitively do in communication are in line with what is taught in NLP (such as mirroring, matching). In the end, let your heart lead the way and the rest will follow.
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