Actualización 13.10.2010 Se agregó nuevos links
Actualización 05.09.2009 Se agregó una lista de links
Por Adrián Muiño
Durante los inicios de la profesión, se ha identificado la gestión de proyectos con el cronograma. Esta herramienta ha sido, y quizás aún sea, un icono de la gestión de proyectos.
A pesar de esto, no es frecuente utilizar una metodología para generarlo, y “el crono” termina siendo a veces una obra de arte celosamente defendida por su creador pero de dudoso uso práctico.
Bien, pero... ¿para que hacemos un cronograma?. Puede que lo hagamos para comunicar aspectos relacionados con los tiempos y plazos, o para planificar recursos, o puede que se vaya a utilizar como herramienta de seguimiento, o para que nos de soporte para calcular el flujo financiero del proyecto. Dependiendo del uso que le daremos, tendremos que decidir sobre como lo elaboraremos, pero de todos modos el cronograma base probablemente sea siempre el que usemos para gestionar los tiempos.
Los pasos básicos para crear un cronograma útil, validado por el team, y factible de re-uso son:
1. Determinar los principales entregables del proyecto (lo que generará el proyecto) y organizarlos jerárquicamente, en otras palabras hacer una WBS. Para no olvidar nada es necesario consultar al equipo de proyecto y mirar con lupa la declaración de alcance. En este punto se debe tener un sano equilibrio entre no olvidar nada importante y tener un detalle abrumador que dificulte el uso de la información. Este equilibrio lo da la experiencia.
2. A partir de estos entregables determinar las actividades necesarias para realizarlos. Esto puede hacerse a alto nivel y luego ser perfeccionado. El listado puede hacerse directamente sobre la herramienta, la cual no necesita ser específica de proyecto, por ejemplo podemos usar Excel para hacer un diagrama de barras. Luego agregar las tareas subsidiarias a las principales y marcar los hitos. La cantidad de actividades deberá tener relación con el nivel de control que necesitemos ejercer luego.
3. Establecer la secuencia de las actividades sin olvidar cuales son obligatorias y cuales son optativas, ya que al momento de tener que reducir plazos esta información será vital. Nuevamente aquí necesitaremos la ayuda de los expertos. Las restricciones de recursos no aparecen aún en esta etapa.
4. Estimar el esfuerzo de cada actividad (horas-hombre), definir los recursos a disponer para cada actividad, y con esto calcular la duración de las tareas. Notar que en general un aumento o disminución en la cantidad de los recursos no implica un cambio lineal en el tiempo de ejecución, 20 pintores no terminan un cuarto 10 veces más rápido que 2, pero 2 probablemente terminarán en menos de la mitad de tiempo que uno solo. No olvidar que quien mejor puede estimar el esfuerzo de una tarea es quien la hará, o al menos quien antes la ha hecho.
El tiempo estimado deberá ser aquel que nos brinde una razonables probabilidades de terminar el proyecto a tiempo. ¿Y cuanto es razonable?, bien para algunos será el 80% de probabilidades, para otros el 95% y habrá quienes se conformen con el 75%, depende del proyecto y su entorno. Para que el crono sea consistente, si varias personas intervienen en la estimación de los plazos, será necesario asegurarnos que todos están tomando el mismo margen de seguridad y que este es conocido, es decir descubrir y homologar los “colchones”.
5. Finalmente hay que rever el cronograma a fin de: bajarlo a un calendario (teniendo en cuenta feriados, vacaciones, factores climáticos, etcétera.); nivelar recursos, es decir modificar las duraciones y comienzos de las tareas para que puedan ser ejecutadas por el team designado; optimizar el camino crítico, en otras palabras reducir el cronograma poniendo atención a las tareas que determinan la duración del proyecto; y por último mitigar el riesgo en las actividades con probabilidad de atrasarse. El equipo de proyecto vuelve a ser protagonista en esta actividad.
Con el crono listo ya podemos comunicar cuándo terminaremos el proyecto, pero atención, es sano comunicar un rango de fechas mas que un punto en el tiempo (si se puede claro está). Luego de cerrado el proyecto es valioso guardar el cronograma real y documentar las lecciones aprendidas en el proceso de gestión de tiempos.
En otra ocasión discutiremos como aplicar el método PERT a fin de calcular la probabilidad de terminar el proyecto en cierta fecha.
AUTOR: Adrián Muiño
Información Legal
Este artículo es Copyright de su autor. El autor es responsable por el contenido y las opiniones expresadas, así como de la legitimidad de su autoría. El contenido puede ser incluido en publicaciones o webs con fines informativos y educativos pero no comerciales.
...................
Fuente: DeGerencia
Imagen: Project Management
Algunos artículos relacionados:
- Gestión
de eventos. La importancia de la definición de objetivos
- Algunos
buenos consejos para jefes de proyecto
- Decálogo
del éxito de los Proyectos de Innovación
- 8
formas de gestionar proyectos desde Internet
- ¿Cuáles
son los requisitos para definir un buen Objetivo?
- Proyectos:
Que no nos engañe el camino crítico
- Juan
Carlos Lucas: Blog, el corazón de un proyecto
- Consejos
prácticos para el éxito de sus proyectos
- Cómo
influye la estructura organizacional en el desarrollo de los proyectos?
- Organizaciones
virtuales: nueva forma de trabajar
- ¿Por
qué falla un proyecto...?
- Organización
en Red: Nuevos desafíos para la gerencia
- 10
reglas de éxito para el intraemprendedor de proyectos
- Las
causas de fracaso de los proyectos
- Cómo
convertir a sus empleados en Intraemprendedores
- El
método del Camino Crítico (CPM) tiene ventajas e
inconvenientes
-
Las
metas se logran con Administración de Proyectos
- Transforme
su idea inicial en un verdadero Proyecto
- Use
el Project Management para mejorar la gestión
- Defina
su objetivo antes de actuar
- Diez
consejos para fracasar ahora en su proyecto
- Administre
sus proyectos con el 'OpenProj' gratuito
- Los
informes de avance de los proyectos
- Software
y publicaciones sobre gestión de proyectos
- Preparación
y Evaluación de Proyectos de Inversión
Bajar
un libro gratis:
- Guía
Fundamental para la Gestión de Proyectos (traducción
del Project Management
Body of Knowledge, (PMBOOK-2000)
Imaginactivo -
Villarrica Cultural -
EcoVillarrica -
Mi Facebook - Blog Networks
Diagramas de Gantt para planificar proyectos
Diagramas de Gantt para planificar proyectos
29 de abril de 2012
Así como hemos visto en notas anteriores los mapas mentales, en esta ocasión llega el turno de explorar otra herramienta gráfica. El diagrama de Gannt es un gráfico que se utiliza para visualizar el tiempo dedicado a realizar algún proyecto que se divide en varias tareas de las cuales algunas pueden realizarse en paralelo. Pero mucho más fácil que contarlo con palabras es verlo. Así que aquí tienen una imagen para entenderlo mejor.
De izquierda a derecha se representa el tiempo avanzando. En el extremo izquierdo está el principio del proceso y en el derecho, el tiempo final para realizarlo. Los rectángulos alargados que aparecen representan las tareas a realizar. Cuanto más largos son, más tiempo insumen. Hay varios niveles de líneas de tareas que pueden aparecer al mismo tiempo, eso puede deberse a varios equipos o personas que las realizan en paralelo.
La gran ventaja de estos gráficos es que de un golpe de vista puede tenerse una clara noción del estado del proyecto en función del tiempo.
Estos diagramas sirven para organizar las tareas a realizar en un proyecto. Son muy utilizados en el ámbito empresarial para la planificación, donde cada línea horizontal del diagrama puede representar un equipo de trabajo que colabora para llevar adelante un proceso.
Fueron creados en la segunda década del siglo XX por Henry Laurence Gannt y no solo se aplican en el mundo de las empresas, también pueden ser útiles armar un proyecto personal o un trabajo práctico para la universidad. Otra utilidad es para explicar procesos.
En próximas notas vamos a explorar algunas herramientas online para realizar diagramas de Gannt.
-----------------
Twitter - Facebook