Actualizado con el link al documento citado a final de este post "Que factores criticos anteceden a una implementacion exitosa" .
Formulación de una estrategia para la implementación de un ERP
La capacidad de un sistema ERP para alcanzar los logros propuestos y planeados, depende en un grado muy elevado del modo en que tiene lugar el propio proceso de implementación. Con el propósito de optimizar el desarrollo de dicho proceso, resulta fundamental establecer modelos que permitan a los consultores y las empresas llevarlo a cabo de manera más fructífera.
Por División Consultoría de Evaluando ERP
La estrategia de implementación define los elementos a tener en cuenta durante el proceso, y determina los pasos que se darán para terminar con la puesta en marcha del sistema en condiciones de operatividad. La idea de estrategia es tratar de avanzar más allá de las metodologías de implementación que con frecuencia proponen los propios proveedores de la aplicación o los consultores que participan del proyecto.
La estrategia de implementación debe considerar los objetivos que se persiguen con la ejecución del proyecto y las condiciones o condicionantes de contexto que, en última instancia, son las que determinan los resultados de las decisiones que adopta la empresa durante el proceso. En consecuencia, la estrategia de implementación debe ser definida de un modo muy específico en relación con la organización para la que se diseña. Esto no es un obstáculo para que puedan considerarse algunas alternativas clásicas en torno a las que gira una estrategia de implementación.
Dependiendo del grado de propensión o aversión al cambio, se podría decir que hay dos caminos a seguir.
* Implantación de una versión elemental
A veces se dice que se comienza con el “out of the box” lo que significa que se acepta el sistema tal cual está (“as is”) para añadirle luego, de manera gradual, funciones adicionales una vez que las funciones básicas funcionan y lo hacen de manera satisfactoria. Las principales ventajas de esta opción podrían resumirse en:
o Rapidez de implementación y por ende, resultados.
o Éxito político y por ende, respaldo de la organización.
o Reducir la posibilidad de repetir aspectos no deseados de los sistemas heredados.
Esta alternativa es recomendable en el caso que la plataforma del ERP deba ser puesta en marcha en varias instalaciones simultáneamente.
* Implementación en un solo esfuerzo (one shot)
Es la estrategia más ambiciosa. En este caso, es posible plantear enfoques distintos, que van desde la implementación de módulos aislados, que paulatinamente se vincularán con los sistemas heredados de la empresa (Legacy System) hasta la implementación del sistema completo. La adopción de esta estrategia dependerá de la predisposición de la empresa para adaptar sus procesos a las características del software o su deseo de disponer de un sistema más afín a sus características propias.
Una variante a ambas estrategias es montar un entorno de laboratorio para realizar ciertos ajustes y la capacitación para luego realizar la réplica en el resto de las instalaciones (Roll Out).
Pero para poder tener éxito, además del enfoque general y de la programación del conjunto de actividades necesarias para llevar adelante el proyecto, se debe considerar los factores críticos para el éxito o fracaso, junto con la interacción entre ellos y, como hemos dichos las condiciones o condicionantes del entorno.
Recomendamos leer "Que factores criticos anteceden a una implementacion exitosa"
Nota: este artículo fue elaborado considerando las ponencias realizadas en el X Congreso de Ingeniería de la Organización en Valencia, España.
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Fuente: EvaluandoERP
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Problemas al implantar los ERP
Problemas al implantar los ERP
Después de esta exposición, añadía: "Claro!!!, aquí todo el mundo usa sus hojas de excel, en su ordenador y tienen todo bastante controlado. El problema aparece a la hora de compartir datos,... no sabemos cuál es la última versión correcta del archivo que tiene los datos acertados y finalmente las reuniones terminan siendo una discusión constante sobre los números".
Yo me imaginaba el caos, y hacía un viaje mental por esas reuniones en las que los diferentes responsables se enfrentaban unos a otros discutiendo sobre, quién tenía razón o el dato verdadero. Estaba claro que no seguían la máxima del dato único, ni esta otra que dice, "los datos se demuestran, no se discuten".
Está claro que, en muchas ocasiones implantar un sistema de ERP en la empresa, soluciona el problema de integración de datos, de forma que se posibilita el acceso a información centralizada, única, precisa y en el momento que es necesaria. A su vez, que todos los integrantes de la Pyme tienen la posibilidad de compartir información entre diferentes personas y/o departamentos.
Otras importantes ventajas de contar con un ERP en la empresa pueden ser:
- Acceder en tiempo real a datos financieros de la empresa (sin tener que espera a que la asesoría los realice y nos los envíe).
- Mejorar los procesos administrativos de la empresa.
- Unificar la información en formatos, ubicaciones (aumentando el control sobre la misma)
- Aumentar la velocidad de intercambios de información
- Mejorar los procesos generales de la empresa.
Desde el punto de vista de las ventajas de contar con un ERP, parece ser que, contar con uno es la respuesta y la solución a muchos problemas de la Pyme. Yo no me atrevería a negarlo, simplemente quiero exponer que implantar un ERP, supone muchos riesgos para la empresa, sobre todo, para las pymes, debido a sus limitaciones de recursos.
Los problemas a los que se enfrenta una Pyme a la hora de pensarse si implantar o no un ERP, pueden ser:
- ¿Qué ERP es el que mejor se adapta a mi empresa?
- ¿Qué tecnología debe tener el ERP? ¿tipo de base de datos? ¿aplicación web? ¿PDAs? ¿Código libre?
- ¿Con qué implantador lo pongo en marcha? ¿necesito implantación?
- ¿Va el ERP a solucionarme algo?
- ¿Están mis empleados preparados para adaptarse al ERP?
- ¿Cuánto me va a costar?, en serio ¿cuánto me va a costar? ¿tiempo? ¿dinero? ¿recursos?
Estos problemas y cuestiones planteadas son a las que un gerente de una pyme se enfrenta, en una primera instancia. Son importantes, si. Pero no son las cuestiones adecuadas. Me explico. Si un gerente responde a las preguntas anteriores, es posible que, finalmente tenga un ERP en su empresa, el problema es que hay otras muchas y vitales cuestiones, que van a desembocar en un lamentable fracaso en la implantación del ERP.
Las preguntas más importantes que debemos hacer antes de abordar la cuestión de implantar un ERP, además de las anteriores, deberían ser estas:
- ¿Tengo claro el sistema de información de la empresa?
- ¿Cómo fluye la información en mi empresa? ¿Dónde nace? ¿Quíen la genera? ¿Cómo se mueve por la organización? ¿Dónde se almacena? ¿Es necesaria?
- PODER. Sí poder. ¿Hay alguien en la empresa, incluído yo mismo como gerente, que use a información como fuente de poder? ¿ocultarla? ¿utilizarla como intercambio?, etc.
- ¿Tengo la empresa organizada por procesos?
- ¿Somos departamentos estancos o tenemos visión de proceso?
- ¿Todos en la empresa tienen vocación de servicio al cliente?
- ¿Tengo identificados a los posibles usuarios del futuro ERP que serán una carga en la implantación?
Todas estas nuevas cuestiones, son mas importantes que las anteriores. Y definirán en gran medida, el éxito de la implantación.
Por todo esto recomiendo por experiencia apropia seguir estos pasos para abordar la selección, implantación y puesta en marcha de un ERP en la Pyme.
1) Análisis de procesos de la organización.
2) Análsis del sistema de información dentro de esos procesos.
3) Realizar Fichas de proceso, Instrucciones de Proceso y fijar indicadores claves para cada proceso. (estos serán los que se deberían medir con la herramienta ERP que se instale).
4) Plan de comunicación a todos los implicados en la organización (si es posible y como eres una Pyme no tendrás mayor problema en reunir y comunicar a todos).
5) Seleccionar e invitar que se apunten usuarios clave y "ángeles" de la implantación dentro de la empresa.
6) ¿Tienes un plan estratégico de la empresa? Si, pues dale un repaso y revisa cómo se encuadran los objetivos estratégicos con los puntos 1,2 y 3.
7) Plantéate seriamente contratar a un "consultor de negocio". No, no vale el consultor implantador de la herramienta, limitará las posiblidades al producto que vende su empresa. La visión de un "loco externo" en tu empresa obrará maravillas.
ESQUEMA GENERAL:
Yo propongo humildemente este esquema y pasos a dar antes de implantar un ERP. Si lo sigues seguro que evitarás problemas, pérdida de tiempo, pérdida de dinero, y muy importante , conseguirás implicación desde dentro en la empresa.
ESTRATEGIA --> PROCESOS --> SISTEMA de INFORMACIÓN --> PERSONAS --> TECNOLOGÍA --> IMPLANTADOR
Convinación de los elementos que debes tener en cuenta, para una exitosa implantación:
1) Tu estrategia empresarial (en serio, sino tienes una, ni el mejor ERP del mundo te puede ayudar)
2) Estrategia desplegada, en procesos. Y obviamente, procesos medibles.
3) La cultura de tu empresa y las personas que la formáis.
4) Sistema de información actual (qué, cómo fluye, quién la genera, utilidad, formatos, etc.). Te ayudará a visualiar el sistema de información futuro que deseas.
5) Existencia de otras aplicaciones en la empresa y posiblidad de enlace con el sistema de información.
6) Recursos (presupesto/coste, tiempo disponible, personas, tecnología actual disponible (hw y sw).
7) Tecnología disponible (en función del presupuesto) (¿comprar un estándar o desarrollar?, no recomiendo de desarrollar)
8) ¿Cuento con un consultor externo? (no lo dudes tanto, contar con uno te ayudará y lo más importante a la larga será barato).
9) Sistema para seleccionar la herramienta ERP.
10) Selección, implantación y puesta en marcha (mucha suerte!!!).
Publicado por Directivo Pyme
viernes 26 de marzo de 2010
Creo en la generación libre de conocimiento, y por eso, cualquiera puede comentar, copiar, distribuir o lo que le de la gana con las ideas de este humilde blog. Eso sí, agradecería que indiquéis la fuente.
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