Por
Borja Prieto
Desencadenado
Además de saber qué tienes que hacer y tener tiempo para hacerlo, cosas que no siempre son fáciles, si quieres mejorar tu productividad es fundamental que controles los factores externos e internos que influyen en ella.
Como hemos visto, no es lo mismo hacer un trabajo creativo y que demande toda tu capacidad intelectual que hacer tareas tediosas pero obligatorias. Por eso muchos de los consejos que son útiles para ser productivo en un tipo de tarea pueden ser ineficaces e incluso contraproducentes en la otra.
Hoy vamos a ver los factores que te ayudan a trabajar en la zona, en tus metas, y en una próxima entrega veremos los factores que pueden ayudarte a realizar las obligaciones.
Aislamiento
Para estar en la zona, como vimos anteriormente, necesitas aislarte del exterior. Dependiendo de tu capacidad de concentración ese aislamiento puede ser más o menos extremo. Prueba con la siguiente lista, y aplica todo lo que sea necesario en tu caso:
1. Aislamiento acústico.
Los ruidos son una fuente constante de distracción. El trabajo en cubículos, o peor aún, en praderas en enormes salas en las que hay gente charlando, hablando por teléfono o incluso comiendo, aunque sea la tónica en muchas empresas, puede ser el mayor impedimento para tu productividad. Si es el caso, ponte unos auriculares, procura que sean de calidad, ya que vas a estar muchas horas con ellos puestos, y aíslate del exterior. Lo ideal son unos auriculares con cancelación de ruido exterior, que te permiten oír tu música a menos volumen sin escuchar el ruido de fuera. Si trabajas desde casa, por supuesto, lo primero es evitar cosas como “poner la tele porque me hace compañía”. Si vives con más personas es posible que tengas que considerar que tu hogar es un entorno tan hostil como una oficina, y debas usar también auriculares.
2. Evita
interrupciones.
Los auriculares ya son una señal externa de que no estás disponible, con lo que evitarás las típicas visitas del colega que prefiere preguntarte un dato a buscarlo por si mismo. Además, cierra el correo electrónico, todas las redes sociales y apaga el móvil. Créeme, con la excepción de un ataque de zombies, cualquier otra cosa puede esperar un par de horas. Los contestadores están para ser usados. Si el sitio donde trabajas tiene puerta, ciérrala.
3. Establece
horarios.
Esto te ayuda tanto a ti como a los que te rodean a respetar esas horas de productividad concentrada. Si saben que en una o dos horas vas a poder atenderles, cualquiera preferirá esperar y que lo hagas de buen grado a interrumpirte y llevarse un bufido.
4. Huye.
Si a pesar de todas las medidas las interrupciones son constantes, simplemente vete a otro sitio. Claro que si trabajas encadenado de 8 a 8 no es probable que puedas salir impunemente, pero incluso en esa situación puede merecerte la pena hablar con tu jefe y explicarle la situación (obviamente, si consigues que te deje escapar a cambio tienes que ser demostrablemente más productivo). Si trabajas para ti, puedes ir a un parque si tu trabajo te lo permite (si tu herramienta es papel y lápiz, o si lo que estás haciendo es pensar). Una alternativa es una biblioteca pública (siempre que no sea época de exámenes, que es cuando están abarrotadas). Incluso una cafetería puede ser una buena opción si tiene mesas grandes, luz y no hay mucho trasiego de personas por delante de ti. Sí, es triste, pero un lugar público puede ser un entorno más amigable para el trabajo productivo que una oficina al uso.
Evita tentaciones
Los que fuimos a un colegio de curas tenemos muy oído eso de “quien evita la ocasión evita el pecado”. Y al final resulta que los curas tenían razón. Por eso:
1. Desconéctate de Internet.
Puedes tirar del cable, deshabilitar la wifi o (menos radical) instalar un plugin para tu navegador que bloquee los sitios en los que sueles distraerte. En general, aunque para tu trabajo sea imprescindible internet, (por ejemplo, para escribir un blog) lo que no es imprescindible es estar conectado el 100% del tiempo. Recuerda, hay todo un mundo de tentación ahí fuera, y puedes caer con solo un click de ratón. Aplica lo de engañarte a ti mismo y póntelo difícil.
2. Borra
los juegos.
No tengas juegos ni vídeos ni nada que no sean herramientas de trabajo en tu ordenador. Esa partidita “de solo dos minutos para relajarte” puede convertirse en una sesión de dos horas a poco que te descuides. Si no puedes tener un ordenador para jugar y otro para trabajar, al menos crea un arranque dual y trabaja en un entorno libre de distracciones.
3. Crea una playlist
Crea una playlist con música adecuada para trabajar, dale al play y olvida que puedes pasar a otra canción. Lo de los casquitos para aislarte puede volverse en tu contra si te dedicas a hace de autoDJ en lugar de trabajar.
4. Usa
un cuaderno.
Coloca cerca del teclado un cuaderno y un boli y anota todas las ideas que se te ocurran sobre cosas que sería importantísimo hacer cuanto antes y solo te van a llevar un minuto. Si estás en fase creativa seguro que se te ocurren muchas, pero hacer muchas cosas a la vez es la menjor manera de asegurar que no vas a concentrarte en una de ellas. Escribiéndolas liberas tu mente de la preocupación de no acordarte después, y evitas interrumpir el flujo de trabajo para picotear aquí y allá.
Crea hábitos
Lo veremos con más profundidad, pero una de las claves para hacer lo que debemos hacer es no tener que pensar en ello. Los hábitos son una excelente manera de decirnos a nosotros mismos lo que tenemos que hacer, sin obligar a intervenir a nuestra capacidad de decisión consciente.
1. Crea una ceremonia para entrar en la zona.
Haz cosas como prepararte un café, colocar el cuaderno o desconectar Internet, lanzar una playlist determinada, cambiar el fondo del escritorio… Estas cosas u otras similares ayudan a tu cerebro a darse cuenta de que vas a entrar en modo “desafío total”. Es algo parecido a lo que hacen los atletas antes de correr o saltar.
2. Establece
un horario.
Si es posible, establece una rutina horaria para trabajar en la zona. Idealmente, en las horas del día en las que estás más despierto y eres más productivo, en las que tienes menos interrupciones, en las que estás seguro de que tienes el tiempo suficiente como para entrar en la zona y permanecer en ella al menos un par de horas. Aunque no todos los días estés igual de concentrado, aunque no todos los días sean igual de productivos, incluso aunque muchos días sean una tortura en la que no consigues entrar en la zona por más que te esfuerces, a la larga tu revoltoso cerebro acaba asumiendo que ese es un momento para trabajar intensamente, y todo se hace más fácil.
Los lectores más perspicaces se habrán dado cuenta de que no he hablado de listas de tareas ni nada parecido. Y es que por regla general el problema con tus metas no es que no sepas qué tienes que hacer, sino que no eres capaz de hacerlo dando el 100%. Cuando hablemos de los deberes será otra historia.
Factores que condicionan tu productividad II
Como ya explicamos en la última entrega, el problema de la productividad con tareas “ingratas” es muy diferente al de las tareas creativas. En este caso el objetivo es obligarte a ti mismo a hacer cosas que no te apetecen.
Y es que, en la mayor parte de los casos, tenemos cosas más tentadoras que las tareas obligatorias. ¿Qué puedes hacer entonces para crear un entorno en el que mejore tu productividad con estas tareas?
1. Pon música entretenida.
Aquí el objetivo no es concentrarte, sino todo lo contrario: ocupar tu mente lo suficiente como para que soporte mejor estar haciendo una actividad aburrida como puntear una lista de apuntes contables, ordenar unos ficheros, reportar las horas imputadas a un proyecto…
2. Mantén un entorno de trabajo ordenado.
Si eres un desastre como yo, al menos compra unas cuantas cajas baratas y archiva con el método “a bulto”. Cuando por fin te has decidido a hacer algo, lo que no puede pasarte es que tengas que buscar un documento y pierdas media hora hasta que decidas que ya lo harás otro día, o cambies de actividad para pasar a la importante tarea de ordenar y clasificar.
3. Ten todo a mano.
Organiza tu entorno de trabajo para que no tengas que estar moviéndote cada vez que necesitas un lápiz o un documento. En un mundo ideal, los documentos están escaneados e indexados en tu ordenador. Pero como no vivimos en un mundo ideal, al menos asegúrate que no puedes poner la excusa de “ahora no puedo hacer esto, porque no tengo X. Ya si eso mañana lo busco y me pongo…” Porque mañana, en el improbable caso de que hayas encontrado X, descubrirás que te falta Y y tendrás otra excusa para no trabajar.
4. Trabaja en un entorno cómodo.
Se trata de no añadir penalidades a las propias de la tarea. Si hace demasiado calor o demasiado frío, si la silla es incómoda, si no hay luz suficiente, vas a tener una buena excusa para abandonar la tarea cuanto antes.
5. Haz descansos frecuentes.
Aquí sí es de utilidad la técnica pomodoro, o algo similar. Se trata de compartimentar los esfuerzos, de manera que tu progreso sea evidente: “en esta media hora he conseguido contabilizar 20 facturas” y esto sirva de motivación para seguir con la tarea en otro intervalo de tiempo similar. Fragmentar los tiempos sirve también para hacer las tareas menos intimidantes: es más fácil empezar si sabes que solo tienes que dedicar 30 minutos a contabilizar facturas que si te enfrentas a toda una mañana de papeleo.
6. Trabaja en un sitio público.
Otra aplicación de lo de engañarte a ti mismo. En lugar de cerrar las puertas, colócate a la vista de otras personas. Es mucho más difícil perder el tiempo viendo vídeos de gatitos en YouTube si sabes que te están mirando. Si trabajas desde casa, te merecerá la pena ir a un café o una biblioteca para trabajar. Verás cómo solo por demostrar que estás ocupado acabarás haciendo ese informe que tenías pendiente.
7. Usa un calendario o una lista en papel.
Si tienes un calendario, o una lista de tareas en papel, puedes coger un rotulador e ir tachando las cosas ya hechas. Puede parecer una simpleza, pero ese acto produce una satisfacción inmediata porque te ayuda a representar de manera gráfica tu avance. Y ya de paso, te recuerda lo que todavía no has hecho.
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Fuente: Desencadenado Parte I Parte II
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The five kinds of work we do daily
The 5 Types of Work That Fill Your Day
Hacking work is all the rage these days, along with tips for managing email, taking notes, and running meetings. But, at a higher level, what can we learn from analyzing the different types of work we do and how we allocate our time?
1. Reactionary Work
In the modern age, most of our day is consumed by Reactionary Work, during which we are focused only on responding to messages and requests - emails, text messages, Facebook messages, tweets, voicemails, and the list goes on. You are constantly reacting to what comes into you rather than being proactive in what matters most to you. Reactionary Work is necessary, but you can't let it consume you.
2. Planning Work
At other times, you need to plan how you will do your work. Planning Work includes the time spent, scheduling and prioritizing your time, developing your systems for running meetings, and refining your systems for working. By planning, you are deciding how your energy should be allocated, and you are designing your method for getting stuff done. The best workflows are highly personalized and occasionally borderline neurotic, but they keep us engaged. It may not sound sexy, but Planning Work helps you become more efficient and execute on your goals.
3. Procedural Work
Of course, there are many motions we go through every day that are neither reactionary nor strategic. Procedural Work is the administrative/maintenance stuff that we do just to keep afloat: making sure that the bills are paid or preparing tax returns, updating a deck for a business presentation, or tracking old outbound emails to confirm that they were addressed/solved. Procedural Work is important, but we must remember to remain flexible in our approach to it. Procedures backfire when they become antiquated and remain only out of habit, not necessity.
4. Insecurity Work
Insecurity Work includes the stuff we do out of our own insecurities - obsessively looking at certain statistics related to your company, or repeatedly checking what people are saying about you or your product online, etc. Insecurity Work doesn't move the ball forward in any way - aside from briefly reassuring us that everything is OK - and we're often unconscious that we're even doing it.
5. Problem-Solving Work
Creativity becomes most important during Problem-Solving Work. This is the work that requires our full brainpower and focus, whether it be designing a new interface, developing a new business plan, writing a thoughtful blog post, or brainstorming the features of a new product. Whether you're working solo or as a team, you're leveraging raw creativity to find answers.
Taking all five types of work into perspective, we can audit our day and the types of work we engage in most.
My typical day includes 2-5 types of work, with the majority being Reactionary Work. I hate to admit it, but I find that Reactionary Work constantly bleeds over into my efforts to schedule myself (Planning Work) and the deep thinking required to solve problems (Problem-Solving Work).
I also find that, between nearly any type of work, I usually slip into a period of Reactionary Work that may include surfing the top of my email inbox, or a period of Insecurity Work, which usually comes in the form of scanning Twitter messages about our business.
Here are a few realizations that might help as you do your own work audit:
All work is not created equal. Try working with an awareness of the type of work you're doing, and how it's helping (or limiting) your progress.
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