El Fino Arte de la Delegación de Funciones
El tema de la delegación casi no ha sido tratado en este blog, ya que anteriormente sólo hemos publicado un artículo (La responsabiidad no se delega) que lo toca tangencialmente en relación con algunos sonados casos de corrupción decubiertos a fines de 2006, donde dejábamos en evidencia el absoluto desconocimiento (real o fingido) de este principio de sana administración en los términos siguientes: "En los casos de corrupción descubiertos en ChileDeportes y en el Programa de Generación de Empleos (PGE), son ampliamente conocidas las profusas y enérgicas declaraciones que han hecho los acusados de irregularidades en el sentido de aseverar su absoluta inocencia y en cambio culpar directamente, cómo únicos responsables, a algún subalterno de tercer o cuarto nivel, ya sea un secretario, un tesorero o un jefe de gabinete o jefe de campaña."
Basado en una publicación del sitio Paauwerfully Organized titulada The Fine Art of Delegation escrito por la "practitioner" norteamericana Kathy Paauw, el post siguiente extrae y traduce las partes más relevantes de dicho artículo:
El arte de delegar el trabajo
Delegar es más que solamente transferir trabajo. Significa involucrar a otros en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones de cómo lograr alcanzar esos resultados. Significa soltar.
Por Kathy Paauw
Conozco a alguien que solía traer trabajo a casa al terminar su horario. Y cada noche después de cenar con su familia, se iba a un rincón y trabajaba por varias horas más. Una vez, su hija de seis años le preguntó a su mamá, "¿Porqué papá se va a ese rincón todos los días después de cenar?" La mamá le explicó que papá tenía mucho trabajo que hacer, y que no le había sido posible terminar durante el día. La hija replicó, " ¿Entonces porqué no ponen a papá en una clase con los lentos?" Cuando su esposa le contó lo que la niña había dicho, la realidad lo sacudió y decidió que a partir de ese momento no traería más trabajo a casa. La única forma en la que podría lograr hacer todo el trabajo dentro de su horario normal de oficina, era delegar parte de ello a otros. Según fue aprendiendo a delegar, sus habilidades como ejecutivo mejoraron dramáticamente y posteriormente fue ascendido en la compañía.
Revisemos algunos consejos para delegar eficazmente:
1. Selecciona a la persona adecuada para el trabajo.
Para elegir al indicado hay dos razones: el individuo es el mejor calificado y puede lograr los mejores resultados. O el individuo será el más beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo. El proyecto contribuirá a su experiencia y desarrollo, lo cual aprovechará la empresa más adelante.
2. Dále información suficiente.
Presenta una perspectiva global de lo que pretendes, para que la persona a quien vas a delegar el trabajo, pueda visualizar como es que el trabajo encaja dentro de toda la operación. No atesores información para ti. Determina en qué forma se sabrá que habrán obtenido éxito para que el nuevo responsable tenga una idea clara de lo que quieres lograr. Señala el ganar-ganar. Qué hay para esta persona en este proyecto. "Darte a ti esta responsabilidad me dará más tiempo a mí para enfocarlo en XYZ, y tu tendrás la oportunidad de aprender más sobre lo que está sucediendo afuera de nuestro departamento, lo que te pondrá en una mejor situación para esa promoción que deseas.
3. Delega el trabajo completo a una persona y dale toda la responsabilidad.
Esto elevará el interés del individuo en el proyecto y le dará un sentido más profundo de logro y satisfacción cuando la tarea se haya completado. Sin embargo, la responsabilidad última recae en ti. Cuando delegas algo a alguien, asegúrate de que otros sepan que tú has dado la responsabilidad y autoridad a ese individuo, y de que están en libertad de trabajar y conseguir los resultados. Un director de cierta compañía, lleva a sus juntas pequeñas tarjetas de futbol plastificadas en las que escribe el nombre del proyecto que va a delegar y le entrega "la bola" al que será el responsable diciéndole: "Tú eres el responsable de este proyecto, no lo dejes caer" Una forma dramática de hacerle saber a esa persona y a todos los presentes en la junta que a él/ella se le ha dado esta responsabilidad, autoridad y posesión del proyecto.
4. Enfócate en los resultados, no en el proceso.
Delega responsabilidad, no trabajo. Muchos Gerentes o directores confunden delegar responsabilidades con quitarse trabajo de encima y dárselo a otros. Cuando le asignes un proyecto a alguien, permítele la libertad de ejercitar algo su iniciativa. Enfócate en lo que tú quieres, no en cómo hacerlo. Deja que él o ella desarrolle la metodología de cómo alcanzar la meta.Hay algunas excepciones a este respecto. Por ejemplo, si trabajas en una industria que requiere de un estricto control sobre ciertos procesos y procedimientos, que deben ser respetados, entonces el "cómo" será importante.
5. Delega a través del dialogo.
No hables tu todo el tiempo, y no lo hagas en el pasillo. Delega en un ambiente que te permita hacer una explicación completa del proyecto. Minimiza las interrupciones y permite tiempo de sobra para el dialogo. Involucra a la persona en la discusión y fomenta sus comentarios y sugerencias. En lugar de preguntar: ¿Entiendes lo que quiero decir?, pregunta cosas como, "¿tienes algunas ideas sobre cómo vas a proceder? Con esto obtendrás más información de si lo que pediste fue comprendido.
6. Establece tiempos límite basados en la responsabilidad.
No dejes las fechas en las que debe ser completado el trabajo inciertas o sin límite. No digas, ¿puedes darme esto lo más pronto posible? O, por favor haz esto cuando te sea posible" Sé específico acerca del momento en el que quieres que el trabajo sea completado. "Confío en que te harás totalmente responsable de que esto se haga. Si tienes cualquier problema o necesitas ayuda, sabes como encontrarme. ¿Ves algún problema en terminar esto para el 31 de mayo?
7. Establece fechas para revisión.
Si no revisas el progreso del proyecto, entonces no habrás delegado el trabajo sino que ¡lo habrás botado! Lleva una bitácora que te ayude a revisar cada trabajo que hayas delegado. Pídele al responsable que reporte el progreso de la tarea en las fechas que ambos negociaron.
8. Ofrece retroalimentación positiva y constructiva.
No te enfoques en lo que está mal, sino más bien en lo que se puede hacer para lograrlo mejor. "Parece que hay un problema aquí. ¿Qué es lo que necesitas hacer para encaminarte de nuevo?
9. Provee los recursos necesarios.
Aclara si el trabajo involucra a más personas o recursos que se necesiten para completar el trabajo. "Habla con Pedro del departamento de contabilidad. Susana en compras te puede conseguir las formas que necesites".
10. Ofrece guía y consejo sin interferir.
Señala los obstáculos con que se pueden encontrar. "Jaime en compras nunca revisa sus correos electrónicos, así que es mejor llamarlo por teléfono para cualquier urgencia. Es posible que necesites empujar a Ricardo en mercadotecnia para mantener el proyecto en camino"
11. Establece los parámetros, condiciones y términos antes de delegar.
No impongas controles después de que has delegado algo. Manifiéstalos inmediatamente.
12. No les permitas que te deleguen de regreso el trabajo.
Si alguien te trae un problema puedes escuchar sin asumir responsabilidad para resolver el problema. La persona puede detenerte en el pasillo para preguntarte qué es lo que piensas. Voltéale la pregunta con un ¿qué piensas tú? O si la persona te pide que si es posible postergar la fecha límite una semana más. Nuevamente regrésala diciendo ¿Es posible? ¿Nos ayudará eso a alcanzar nuestra meta? O puedes hacer preguntas como: ¿Qué recomendaciones tienes para manejar la situación? ¿Cuáles son las alternativas? ¿Cuál acción debemos tomar? En otras palabras, no lo rescates. En tu dialogo, mantén el enfoque en esta persona y no permitas que te regresen la responsabilidad.
13. Provee respaldo y apoyo cuando sea necesario.
Hay una diferencia entre apoyar y rescatar. Si algo no va bien, apóyalo discretamente como hacer una llamada telefónica a alguien involucrado que no está cooperando. Déjales saber que no tienen que luchar sus batallas sólos.
14. Dale todo el crédito y reconocimiento a la persona que complete el trabajo.
No te quedes tú con el crédito. Y si el responsable no logró el cometido asume tú la responsabilidad. Si la persona no ha desarrollado completamente sus habilidades como para completar el trabajo, tú como ejecutivo a cargo puedes asumir la responsabilidad de ello. Aprende de la experiencia para que puedas delegar más eficazmente la próxima vez.
Autora del texto: Kathy Paauw asesor personal y consultor en organización y productividad, traducido por Maca Hernández.
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Fuente: Organizate Ya
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